コロナ禍などの後押しもあり、ふるさと納税の申込件数は増え続けています。
さらに各自治体では、ふるさと納税の運営に関わる業務が煩雑・複雑になりつつあることも課題となっています。
今回の記事では、自治体のふるさと納税をご担当する方に向けて業務負担を軽減する方法として、ふるさと納税運営代行サービスについて解説します。
どんな業務を代行してもらえるのか、事業者を選ぶ際のポイントは何か、などを解説します。この記事を読めば、ふるさと納税運営代行サービスの基本がわかるようになります。
ふるさと納税運営代行サービスの必要性
近年、ふるさと納税の申込件数は増加傾向にあります。これには主に以下の理由が考えられます。
コロナ禍で地域応援の寄付が増加
新型コロナウイルスの流行は、ふるさと納税にも大きな影響を及ぼしました。
まず、外出を控えたことにより、いわゆる「巣ごもり需要」が増加。自宅で全国のグルメや名産品を楽しみたいという理由から、ふるさと納税を通じて返礼品を求める人が増えました。
また、イベントの中止などを受けて販売量が減少した各地の商品を、返礼品として新たに登録した自治体もあると報道されています。
さらに、自治体の中には新型コロナウイルスで打撃を受けた事業者や、感染患者を受け入れる医療機関をふるさと納税を通じて支援できる、クラウドファンディング型の支援を可能にするといったケースも見られます。
ふるさと納税を通じて手軽に各地の事業者への支援ができるようになったことも、申込件数の増加の一因といえるでしょう。
控除手続きのデジタル化で利便性が向上
近年はe-Tax（電子申告）の普及が進み、書類の手書きや印刷といった手続きが簡略化されつつあります。
また、ふるさと納税自体にも納税後に確定申告不要で寄付金控除が受けられる「ワンストップ特例制度」がスタートしました。
このように、納税後の手続きがデジタル化・簡略化されたことにより、ふるさと納税の利便性が向上していることも、申込件数の増加につながっていると考えられます。
実際に、総務省の統計によると、ふるさと納税の受入額・受入件数ともに増加し続けていることが見て取れます。
申込件数の増加に伴って課題となるのが、自治体の事務負担の増加です。そこで、運営代行サービスの利用が円滑な事業運営のカギとなります。
ふるさと納税の受入額・受入件数ともに増加していることが分かりますね。これだけ増えると、自治体は事務処理などの手続きに追われることが想像できます。
ふるさと納税運営代行サービスでできることとは？
ふるさと納税に関わる業務は多岐にわたります。例えば、以下のような内容です。
- 返礼品の企画（新規の返礼品事業者の開拓）
- ふるさと納税のポータルサイト（さとふる、ふるさとチョイスなど）への商品登録
- 受注処理
- 在庫管理
- お礼状、受領証明書、ワンストップ特例申請書などの書類発行
- 寄付者からの問い合わせやクレーム対応
- 配送業者の手配
- 返礼品事業者への送り状発送、出荷指示
これらの煩雑な業務を、通常の業務を遂行しながら全て自治体が担うことはなかなか困難です。
そのため、自治体の中にはふるさと納税に関する業務を民間に委託するケースもあります。
委託は包括的に依頼することも、部分的に依頼することも可能です。
ふるさと納税運営代行サービスのメリット
それでは、ふるさと納税の運行代行サービスを利用すると、どんなメリットがあるのでしょうか。
本来の業務に集中できる
ふるさと納税の業務は、各種ポータルサイト、返礼品事業者、配送業者、寄付者本人など関わる先も多く、内容も複雑です。
代行サービスを利用すると、煩雑な業務を行わなくて済みます。
その分の時間や人員を本来の業務に当てることができるので、より生産的に業務を進められるのです。
人員管理の負担軽減
業務を全て委託するのではなく、一部を委託するだけでも職員の行う事務作業の負担を大幅に減らせます。
ふるさと納税は、年間受付期間の最終月である12月に申込が集中しがちです。
自治体が繁忙期のために人員を補充したり、職員に教育を行ったりすることは予算の都合上なかなか難しいこと。
また、補充できても教育の時間がない、慣れない業務でスムーズに進まない、という問題もあるでしょう。プロの業者に依頼することは、事務作業のミスを減らすことにもつながります。
そのため、繁忙期だけ外部の事業者の手を借りることは、有用な解決法です。
実際、ふるさと納税の代行サービス事業者は繁忙期だけ利用するなど柔軟な対応が可能な会社もあり、自治体のニーズをくみ取ってくれます。
寄付増加が期待できる
代行サービスを運営する企業はECサイトの運営実績のある事業者が多いため、ノウハウを知るプロに依頼することで寄付者に質の高いサービスを提供できます。
市場のニーズを反映させた商品を開発できる、より見栄えのいい商品画像や商品紹介ができる、など外部の視点が加わることで改善できることは多いもの。
自治体のふるさと納税リピーターが増えたり、口コミなどにより寄付件数が増加したりすることも期待されます。
ふるさと納税運営代行サービスのデメリット
ふるさと納税業務を代行サービスを利用するメリットを理解したところで、デメリットはあるのか、あるとしたらどんなことなのかを確認しておきましょう。
手数料がかかる
代行サービスを利用すると、事業者に支払う手数料が発生します。その金額を負担するのはだれかというと、ふるさと納税の寄付者です。
手数料負担が大きすぎると、肝心の寄付が自治体に還元されず本末転倒の事態を招きかねません。
手数料は事業者によって異なりますが、おおよそ数％〜10％に設定されています。
それぞれの事業者のサービス内容と手数料を比較し、自治体と寄付者にとって最適なサービスを受けられる事業者を選びましょう。
ふるさと納税の運営を代行サービスに委託することには、メリットのほか手数料負担というデメリットも。効果を試算した上で、委託するかどうかを決めましょう。
ふるさと納税運営代行サービスの選び方
ここで、ふるさと納税運営代行サービスをどのように選べばよいのかを確認しておきましょう。
事業者によって強みは異なる
ふるさと納税運営代行サービスを提供している事業者は、全てが同じサービスを提供しているわけではありません。
事業者によって対応できるサービスや強みに違いがあるのです。
中には、例えば書類の発送など事務作業以外のさまざまなサービスに対応している事業者もあります。ホームページなどの資料をよく読んだ上で、事業者ごとに特徴を比較するとよいでしょう。
運営代行サービスを提供する事業者が手掛けているサービスの一例は、下記の通りです。
- 新規事業者の開拓などの営業
- 商品開発、撮影
- コールセンターの設置
- システムの運用・保守
- ページ改善の提案、コンサルティング
代行サービスを選ぶポイント
代行サービスを選ぶ上でまずすべきことは、依頼したいサービスを明確にすることです。
その上で、候補の事業者が依頼したいサービスを取り扱っているか、あるいは必要なサービスをカスタマイズして提供しているか、手数料はどれくらいなのかなどを確認しましょう。
また、事業者の過去の運用実績も参考にするとよいでしょう。実績は、ホームページに記載されている「契約自治体数」や「返礼品提供事業者数」などの項目を見て確認してください。
代行サービスを依頼する場合は、準備を行った上で依頼する必要があります。どんなことをすればよいのか、何を確認すればよいのかをしっかり把握しておきましょう。
オーダー！のふるさと納税運営代行
オーダー！は企業の日々の業務やビジネスをサポートする業務を手掛けています。手掛けている業務の中に「キッティング」があります。
キッティングとは、法人が利用するPCやスマートフォンを検品し、必要なソフトをインストールするなどしてすぐに使える状態にした上で、事業所まで配送するまでの一連の流れを指します。
このキッティングおよび物流のノウハウを生かし、ふるさと納税の運営を代行することが可能です。
オーダー！の特徴
オーダー！はシステムに関係する難しい業務や専門知識を必要とする業務を翻訳し、業務フローに落とし込むことを得意としています。ふるさと納税にこの工程を応用し、膨大な処理件数や細かな対応を要するふるさと納税に関する業務を効率化できます。
その結果、自治体の業務負担を減らし、職員の残業や休日出勤を抑制することも期待できます。
それでは、オーダー！が具体的にふるさと納税のどんな業務を手掛けられるかご紹介します。
まず、キッティングや物流を手掛けた経験を生かし、ふるさと納税の返礼品の管理や発送の代行といった細かくて手間のかかる作業にも対応できます。
また、IT事務作業についても豊富な対応実績がありますので、ヘルプデスクの設置・運営やデータ入力なども代行します。さらに、WEBやECサイトの制作、ITシステムの開発も自社で行っていますので、専門的な領域に対しても代行を手掛けています。
オーダー！のふるさと納税運営代行事例
オーダー！がこれまでに手掛けたふるさと納税の運営代行の実績を紹介します。
・iPadに観光アプリをインストールし、寄付者へ配送
・アマゾンギフト券などの金券の管理、発送前のアクティベーション作業（アクティベーションを行うシステムを自社開発）、発送
これらのキッティング、検品、発送代行、さらには独自のシステム開発を請け負うことにより、自治体の負担を大きく減らすことに貢献しています。
まとめ
今回はふるさと納税運営代行サービスについて解説しました。この記事を読めば、ふるさと納税の代行サービスについての基礎的な知識が理解できるでしょう。
自治体のふるさと納税担当者の方は、受入額・受入件数の増加にともない、申込処理などの業務に追われていることでしょう。それらを解決する方法として今回、代行サービスの存在やメリット・デメリットを紹介しました。
この記事を読んでふるさと納税運営代行サービスに興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にオーダー！へお問い合わせください。