【在庫管理のやり方】基礎知識から効率化の方法までトータル解説！

• 過剰在庫や欠品を避け、適量の在庫を保ちたい
• 在庫管理の方法や注意すべき点が知りたい

こんな思いを抱えていませんか？

在庫管理は、EC事業の運営において重要な業務の一つです。適切な在庫管理を行えば、ヒューマンエラーの防止や作業の生産性アップが叶い、コスト削減に繋がります。

本記事ではEC事業を立ち上げたばかり、もしくはこれからEC事業を立ち上げる人向けに、在庫管理の基礎知識や注意点、効率化の方法などを解説しています。

本記事を読めば在庫管理について総合的に把握でき、上手く在庫管理するには何をすべきかが分かります。ぜひ参考にしてください。

在庫管理とは

在庫管理とは、自社商品の売上データなどを基に在庫を調整する業務です。

在庫管理のポイントは少なすぎず多すぎず、適量の在庫を保つことです。在庫が切れてしまうと、顧客が商品を購入したいときに購入できず、機会ロスが発生します。

反対に過剰在庫になると、長期保管による商品の損傷などで廃棄ロスに陥る可能性があります。また、キャッシュフローの減少という経営上のインパクトも無視できません。商品の損害だけでなく、経営上の問題も生じるのです。

これらのロスを防ぐために、常に適量を保管できるよう気を付けなければなりません。

在庫管理の方式

在庫管理には、「定量発注方式」と「定期発注方式」という2つの方式があります。各方式について詳しく説明していきます。

定量発注方式

定量発注方式は、商品を発注するタイミングの在庫目安量を決めておき、在庫が目安量まで減ったときに発注する方式です。

自社商品に以下の特徴があるなら、定量発注方式が向いています。

・単価が安く、常時在庫に動きがあるもの ・需要が安定していて、補充しやすいもの（需要予測がしやすい） ・劣化しづらく、倉庫の保管に向いているもの

定期発注方式

定期発注方式は、月1回、週1回など決まった間隔で必要な数量を発注する方式です。

自社商品に以下の特徴がある場合、定期発注方式が向いています。

・単価が高く、在庫が動きにくいもの ・季節や流行に左右されやすいもの ・劣化しやすく倉庫管理に適していないもの

在庫管理のメリット

この章では、在庫管理によって得られるメリットを解説します。

1.コストを削減できる

一つ目のメリットは、コストを削減できる点です。

在庫の保管場所や管理ルールを決めることで無駄が減り、過剰な在庫を抱えなくなります。さらに、ルールの徹底は納期短縮に繋がり、生産性も上がるでしょう。

また、作業効率や生産性が上がれば人件費の削減も可能。このように、在庫管理を行うと余分な倉庫代や人為的なミスが減り、コストカットできるのです。

2.品質が安定する

二つ目のメリットは、品質が安定することです。

適切な在庫管理ができておらず、商品が倉庫に長期間保管されている状態が続くと、品質が落ちてしまう場合があります。すると、先に出荷された商品との間に品質の差が生まれ、クレームに繋がってしまいます。

しかし在庫管理を行えば、適切なサイクルで出荷が可能。常に適量の商品が保管された状態を保てます。結果、長期保管による劣化を防ぐことができ、品質が安定するのです。

3.販売機会ロスを減らす

三つ目のメリットは、販売機会ロスを削減できることです。

在庫切れしていると買いたい商品があっても顧客が購入できず、販売機会ロスが生まれます。さらに、サイトを再訪問するモチベーションも低下してしまうかもしれません。

ですが、在庫管理を行うことで顧客の要望に合わせて出荷できるようになります。すると販売機会ロスが減り、顧客もストレスなく商品を購入できるように。その分、顧客満足度が向上し、会社への信頼度も上がるでしょう。

在庫管理の注意点

次は、在庫管理で注意しなければいけない2つのポイントをお伝えします。

ヒューマンエラーを防ぐ環境を作る

最初のポイントは、ヒューマンエラーを防ぐ環境を作ることです。

例えば、在庫管理で手書きやExcelの表を使用する場合、誤植や重複入力、数値のズレなどが発生しやすい傾向があります。このようなミスが発生すると、余計な時間やコストがかかってしまいます。

ヒューマンエラーを防ぐには、以下の対策をしましょう。

・バーコードスキャナーや在庫システムの導入：正確な在庫数や入庫・出庫の履歴を把握する

・在庫管理ルールの明確化：ヒューマンエラーの原因となる業務ルールの見直しを実施する

人の介在する部分を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことで在庫管理をスムーズに行えます。

在庫管理の自動化の必要性については以下の記事にもまとめていますので、参考にしてみてください。

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データの分析が必要

在庫管理では、コスト削減や顧客満足度の向上のために、データを継続的に分析する必要があります。

データを分析すると、正確な在庫や商品の需要が分かります。そして、そのデータを基に入荷の適正量を予測することで、適切な在庫管理が行えるのです。

また、分析データを基にPDCA（Plan：計画、Do：実行、Check：確認・評価、Action：改善）を回すことで、業務の改善や効率化が図れます。

このようにデータ分析によって課題を可視化し、PDCAを回すことで、在庫管理方法をブラッシュアップしていけるでしょう。

在庫管理の課題

次に、在庫管理の課題を確認します。
NECソリューションイノベータによる、「在庫適正化に関する市場調査結果」のデータを見てみましょう。

「倉庫の在庫管理における業務上の課題」について、「過剰在庫が多い」と答えた人が182名と最も多く、それと関連して「発注数を予測しづらい」という回答が2番目に多くなっています。

売れないものは償却や破棄しない限り永遠に残り、それを保管しているだけで毎月賃料として費用がかかります。

たとえ中国など海外から商品を多量に注文し、安く購入できたとしても、在庫として残ってしまえば結果的にコストがかかり高くつくこともあります。そうしたことを予め踏まえ、発注から意識しておく必要があります。

この他にも様々な課題がありますが、以下で紹介する在庫管理のコツや効率化の方法を知ることで解決に繋がります。

在庫管理のコツ

この章では、在庫管理のコツを紹介します。参考にしてください。

在庫の見える化・把握

まず、自社商品の在庫を把握しましょう。在庫を把握する方法は、以下のとおりです。

1．棚や在庫ごとに表示タグを付ける

表示札やタグなどのカードに品名・商品番号・情報更新日などを記載すると、商品を見つけやすくなります。

2．在庫ごとに管理場所を決める

商品やカテゴリーごとにまとめて保管することで、ピックアップ時に商品を探す手間が省け、見落としも防げます。

3．仕入れ時期ごとに、保管エリアを変更する

商品の仕入れ時期ごとに保管エリアを変更すると、早く仕入れたものから出庫でき、商品劣化を防げます。

これらの方法を実行すれば、在庫把握が容易になります。

より詳しい在庫管理の見える化については以下の記事に詳しくまとめていますので、参考にしてみてください。

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3Sを実践

次のコツは、3Sを実践することです。3Sとは、整理・整頓・清掃を表します。

3Sを実践すると、以下のようなメリットがあります。

• 倉庫内の見通しが良くなり、商品の位置を把握できる
• 業務中の事故やケガが防げる など

3Sが習慣化するよう、「いつ誰がどのように行うか」などルールを決めておくとよいでしょう。

棚卸を定期的に実施する

最後のコツは、棚卸を定期的に実施することです。

定期的に棚卸すれば、在庫データと実際の在庫数が一致しているかチェックできます。もし一致していない場合、その場で原因追及できるため大きなミスを防げるのです。

労力はかかりますが、定期的な棚卸しは前述した3Sにも繋がり、在庫可視化のサポートになります。

棚卸については以下の記事で詳しくまとめていますので、参考にしてみてください。

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在庫管理を効率化するには？

ここからは在庫管理を効率化する、在庫管理システムやツールを紹介します。

在庫管理システムやツールを使用すれば膨大な在庫の入出庫や発注作業、販売管理機能などを一元管理できます。属人化の防止、およびヒューマンエラーを減らすことも可能です。

ただし、業種や業務フローによって合うシステムやツールが異なります。自社に適したものを導入しましょう。

Excel、Googleスプレッドシート

一つ目のツールは、Excel、Googleスプレッドシートです。他の在庫管理システムに比べ、安価で導入しやすい点がメリット。簡単に在庫管理表を作成できます。ただし、取り扱い品目が多いほど入力ミスが増えやすいというデメリットがあります。

Excelを用いた在庫管理方法については以下の記事にまとめていますので、参考にしてみてください。

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バーコード

二つ目はバーコードです。読み取るだけで在庫データがすぐ反映されるため、在庫管理や棚卸作業の時間を大幅に削減でき、機会の損失も防げます。

また、バーコードにはExcelやGoogleスプレッドシートと比べて、ヒューマンエラーが起こりにくい特徴もあります。とはいえ、バーコードの読み違えもあり得るので、読み取り前後の商品を仕分けるなど対処が必要です。

バーコードを用いた在庫管理方法については以下の記事を参考にしてみてください。

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RFID

RFIDは、「Radio Frequency Identification」の略称です。特殊な微小アンテナを搭載したICチップ（タグ）から出る電波を利用し、非接触で商品情報を読み取ります。

タグ内の情報容量がバーコードより大きく、汚れに強い点が特徴です。

複数のタグを一括で読み込め、距離のあるところ（数mから数十mの距離）から読み取りも可能。バーコードのような商品を1つずつ仕分けながらの作業は不要です。

ただしRFIDは水や金属に弱いため、室内で使用する、もしくは倉庫内の設置場所を選ばなければなりません。

またバーコードに比べ、RFIDタグ1枚あたりの導入コストが高いというデメリットもあります。

在庫管理システム

在庫管理システムは、商品や在庫、入出荷情報を入力し、過剰在庫や欠品を防ぐシステムです。システムに慣れるまで時間はかかりますが、一元管理することで業務効率化が見込めます。

過剰在庫や欠品を事前に把握でき、コスト削減に繋がるだけでなく、システムで商品を管理することにより人件費を削減できます。

在庫管理システムには、自社開発タイプとパッケージタイプがあります。

自社開発タイプ

パッケージタイプ

すでに構築されたシステムを導入するため、自社開発より低いコストですぐ使用できます。ただし、自社ビジネスに合わせたカスタマイズはできず、使える機能が限られる場合があります。

在庫管理システムを導入する際は、手厚いサポートを提供しているサービスを選ぶのもポイントです。トラブルや不具合が生じたときの対応速度や、成果が出るまで支援を実施しているなど各システムのサポート範囲を確認してみましょう。

在庫管理システムの選び方については以下の記事にまとめていますので、併せてご覧ください。

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在庫管理アプリ

在庫管理アプリは、スマートフォンやタブレットを使って、商品や資材などの在庫データを登録・更新・共有・確認できるアプリケーションのことです。

基本的な機能や考え方は在庫管理システムと同じですが、在庫管理にまつわるあらゆる苦労をスマホやタブレット上で簡単に軽減できるように設計されている特徴があります。

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在庫管理の代行、コンサルティングを利用

ここまで自社での在庫管理方法を紹介しましたが、自社で管理しきれない場合はプロに任せる方法もあります。

在庫管理の代行

物流会社には在庫管理のノウハウが蓄積されており、専用システムによる在庫・顧客管理も可能。自社で行うよりスムーズな管理が期待できます。

在庫管理の代行を検討する際は、「取り扱い商品100アイテム」を目安にするとよいでしょう。これはオーダー！にご依頼いただいた、さまざまなお客様のヒアリングから割り出した目安です。

100アイテム以内で販売しているECショップは、楽天、Yahoo！、その他複数の販売チャネルを利用しているケースが大半です。そして、在庫管理に対して課題意識が高いショップは、自社に合った在庫管理システムを導入していますが、ほとんどのショップはExcelで在庫管理しているのが実情です。

このためExcelで入力ミスをすると、在庫のズレが生じてしまい、注文が入っても在庫がない状況が発生。その在庫修正に人件費をかけ、毎週末棚卸を実施している事業者が多いのです。

このことからオーダー！は、「Excelで管理できるアイテムはおよそ100アイテム以内」と考えます。

くわえて、自社で物流を運営していてもコスト（原価）が見えていない事業者が多いとも感じています。しかし、物流をアウトソースすることで物流コストは明確になります。そして、正確な在庫管理ができ、販売などコア業務に専念できるのです。

また自社で、しかも中小規模で行う場合、従業員が商品をサンプルで持ちかえったりと、何かと在庫が合わないことが起こります。その点、アウトソースすれば管理が明確になります。

ミスが発生した際、内製では精度・ミスの原因追及、再発防止や改善に甘さが出てしまいます。代行なら責任の所在を明らかにできるでしょう。

コンサルティングを利用

在庫管理の代行以外に、コンサルティングを利用するのもよい方法です。自社の現状をプロにチェックしてもらえば、課題とその対策方法が明確になります。

ただし、コンサルタントの見極めは必要です。物流に関するコンサルティングの実績や経歴、持っている資格などをチェックしましょう。

物流コンサルティングについてより詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

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在庫管理の改善事例

在庫管理と一口に言っても、EC規模や事業内容などによって適切な在庫管理の方法は異なります。

例えば、以下のような改善事例があります。

各改善事例の詳細については、以下の記事で詳しくまとめていますので、参考にしてください。

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在庫管理のまとめ

記事では在庫管理に関する基礎知識、在庫管理の方法と効率化のコツを解説しました。

適切な在庫管理を行うことで過剰在庫や欠品を防ぐことができ、コスト削減や売上増加が見込めます。とはいえ、在庫管理はヒューマンエラーが起こりやすく、余分なコストが発生しやすい業務でもあります。

全てを自社で賄おうとせず、外注も視野に入れてみてください。外注することで自社の負担が減り、円滑な在庫管理が実現します。

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