RPAのメリットとは？アウトソーシングと比較して解説！

今回は、企業の人手不足解消や業務改革に向けて導入が進みつつある「RPA」について紹介します。

• 毎月手作業の業務が多くて、社員の残業が増えている
• 煩雑なパソコン作業のために、コア業務に集中できない

このようなことにお困りのバックオフィス責任者様、経営者様には、RPAやアウトソーシングの導入も選択肢の一つです。

この記事では、RPAの基本情報から、導入方法、導入するメリット・デメリット、アウトソーシングとRPAの関係性などについて解説しています。

ぜひ参考にしてみてください。

RPAとは

この章ではRPAの仕組み、AIやマクロとの違いについて解説します。

RPAの仕組み

RPAはRobotics Process Automationの略称で、人間に代わりロボットが自動で定型業務を行います。

ロボットという名ですが、パソコン上のソフトウェアを利用し業務自動化をする仕組みがRPAです。

つまり、RPAを利用するにはRPAツール（ソフトウェア）をパソコンにダウンロードする必要があります。

RPAは一定のルールがあるパソコン作業は得意ですが、個別に判断が必要な作業には対応できません。

RPAとAI（人工知能）、マクロとの違い

RPA以外にもAIやマクロなど業務自動化ツールがあり、違いは以下の通りです。

基本的にOfficeアプリケーション以外との連携が難しいシステムですが、RPAなら連携が可能です。

また、VBA（Visual Basic for Applications）など拡張機能を活用することで複雑な作業にも対応できますが、プログラミングの知識が必要になることがあります。

RPAでできること

この章では、実際にRPAで行えることについて紹介します。

RPAが得意な作業

RPAが得意な業務例は以下の通りです。

• 勤怠チェック
• 受発注/在庫管理
• Excelの転記作業
• データ収集
• 問い合わせ対応
• コンプライアンス、個人情報に関わる記帳作業など

この他にも定型業務であれば、対応できる業務が多くあります。

RPAが苦手な作業

RPAが苦手とする業務例は以下の通りです。

・手書きの文字や図の認識
手書きや薄い文字の読み込み、粗い画像などを認識することは苦手です。

・Windows以外での処理
RPAツールのほとんどがWindows向けです。Macなど他のOSを利用している場合には、それに合ったツールを探す必要があります。

・作業プロセスやルールが複雑な作業
RPAはAIと違い自己判断ができないため、個別の判断を要するものや、あまりに複雑なプロセスの作業は向いていません。

RPA導入のメリット

RPA導入をすることで得られるメリットを紹介します。

業務改革につながる

RPAは、AIやマクロによる自動化と違い、複数のアプリを超えた広範囲の業務に対応することが可能です。

例えば、Excelでデータ集計したものを他のアプリやシステムに連携をしたい場合、人の手で行うと時間がかかり、業務時間の多くを費やすことになります。

RPAが作業することで、そこに費やしていた時間を他の業務にあてることができ、業務効率化を超えた「業務改革」につなげることができます。

人件費の削減

二つ目がコスト削減です。

今まで人に任せていた定型作業をRPAに任せることで、人件費削減にもつながります。

特に毎週、毎月決まったタイミングで発生するボリュームの大きな作業がある場合には、導入コストがかかったとしても、長期的に見るとコストが減らせる可能性があります。

また、採用や教育コストがかからないのもポイントの一つです。

人件費が他の費用を圧迫しているような場合には、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

ミスの防止

自動作業なので、ミスを大幅に減らすことができます。

人の手で行う作業はどうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。

例えば、Excelの転記作業や受発注業務では、細かい作業なうえ、作業量が多くなりがちです。ミスが発生すると、リカバリーをするのに時間を要します。

RPAでは、そのようなヒューマンエラーが発生しないため、作業やリカバリーに費やしていた時間をコア業務にあてることができます。

また、単調な繰り返しの業務が減ることで社員のストレス低減にもつながります。

RPA導入のデメリット

RPA導入に際して起こり得るデメリットについても解説をします。

導入コストがかかる

RPA導入にはコストがかかります。

ツールによって費用は様々ですが、クラウド型では数万円ほどで利用できるものもありますが、デスクトップ型やサーバー型では数十万から数百万〜数千万かかることもあります。

また、このような初期費用だけでなく月額費用、保守・サポート費用も必要となるので、必ずしも「費用対効果が高い」とは限らないケースもあります。

人件費やその他コストを算出したうえで、自社に合ったRPAを導入することをおすすめします。

情報漏洩リスク

RPAはITシステムのため、不正アクセスやロボットを乗っ取られる可能性があります。

シンプルな間接業務や、機密情報を扱っていない場合には問題ありませんが、機密情報を含む作業を行っている場合には注意が必要です。

対策としては、以下が挙げられます。

• アクセス権限の設定、パスワードの暗号化
• データへのログイン監視
• 機密情報の高い作業はさせない

社内の人目に触れずに作業ができる一方、外部からの攻撃に対し対策をする必要があります。

メンテナンスが必要

メンテナンスもRPA導入に際し重要なポイントとなります。

RPAは一度業務内容を覚えさせれば自動で作業を行ってくれますが、作業内容を変更したい時は、覚えさせた内容を変更しなければなりません。

担当者の異動や退職の際には正しく引継ぎを行わないと、作業内容を変えたくても変えられない、そもそもどの部分の業務をさせているのかわからない、ということにもなりかねません。

RPA導入時には、マニュアルを整備し、属人化を防ぐなど事前準備が大切です。

不具合、停止リスク

RPAはITシステムなので、様々な要因で作業が止まってしまう恐れがあります。

例えば、サイバー攻撃、システム障害、ネットワーク障害、災害など要因は様々です。

上記のような故障やシステム障害によるシステム停止に備え、周辺設備や保守体制など、日々のメンテナンスが重要になります。

また、停止してしまった際の社内対応マニュアルの準備もしておくとよいでしょう。

PRAの導入方法

RPAを導入する際に必要な導入手順について説明をします。

導入手順

RPA導入は、大きく分けて四つのステップがあります。

1.業務を見直し、自動化したい業務を洗い出す

RPA導入時に重要となるのが、業務の洗い出しです。

RPAは、ルーティン化された定型業務を得意とするため、これに合った業務を洗い出し、実際にRPAが対応できるかを判断します。

2.ツールを決める

ツールと一口に言っても、サーバー型・デスクトップ型・クラウド型や、有料・無料などコストにも違いがあります。

自社が自動化したい業務に対応しており、コストや導入時の手間なども加味してツールを決めましょう。

【RPAツール】

タイプ	概要	メリット	注意点
デスクトップ型	PCにインストールするタイプ。大容量の業務には向いてないが、低コストで導入できるため小規模導入やスモールスタートに適している。	・低コストのため、初期投資が抑えられる ・操作が比較的容易で、初心者でも使いやすい	・RPA実行中は他のPC作業ができない ・Windows以外のシステムに導入できないものが多い
サーバー型	社内サーバーにRPAを導入する。サーバー上でロボットが稼働できるため、横断的な業務に対応可能。	・サーバー内に構築するためセキュリティレベルが高い ・RPA実行中にも、他の作業が可能	・専用サーバーを要するため、導入コストが高い ・開発難易度が高い
クラウド型	インターネットのクラウドサーバー上で使用をする。インストールやサーバー構築が必要なく、比較的容易に導入できる	・サーバー構築やソフトウェアインストールなど初期費用がかからない ・Windows以外でも利用がしやすい	・クラウド上にデータをアップデートするため、情報漏洩のリスクがある ・PCにインストールしたアプリやソフトウェアに接続できない

3.スモールスタートで導入

ツールを本格導入する前に、可能であればまずはトライアル導入、または必要最小限の環境をセットアップし稼働させてみます。

まずは、一部の業務や部署で導入してみるとよいでしょう。

4.効果検証をし、本格導入

一定の試用期間の後、効果を検証します。

使い勝手や自社の業務に適しているかも判断できるポイントとなります。

残業時間短縮やコア業務にあてられる業務時間が増えたなど、一定の効果が得られたら本格導入をします。

RPAとアウトソーシングの関係

以上のように、RPAは社内の業務効率化や人手不足解消への効果が見込めるツールですが、そもそもそれらについて勉強したりリサーチする余裕がないという方も多いでしょう。

その場合、RPAの導入プロセス自体をアウトソーシングするという手もあります。

自動化したい業務を棚卸しすることは必要ですが、導入自体を丸ごと依頼すれば、自社でRPAについて関知する必要がありません。

あとは、アウトソーシング先がどの業務をどう自動化するか、実際の設計はどうすべきか、ロボットの運用統制はどうするか、などを考えてくれます。

もちろん、RPAだけでは現状難しい業務も、アウトソーシング先に任せることができます。

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まとめ

今回はRPAについて紹介をしました。

RPAを導入をすることで、今まで時間をかけていた定型業務をロボットに任せられ、コア業務にかけられる時間を増やすことができます。

また、社員の残業時間軽減もでき、労働環境改善にもつながります。

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