- イベントのたびに人員を集めるのが大変
- 電話や問い合わせ対応、マニュアル作りに時間がかかる
- 資料送付やDM管理まで手が回らない
そのような課題を抱えている方々におすすめなのが、事務局代行サービスです。
本記事では、事務局代行サービスの業務内容や、利用するメリットやデメリット、代行会社を選ぶ際のポイントについて解説します。
事務局の業務についてお困りの方はぜひ参考にしてください。
事務局代行サービスとは
事務局代行サービスとは
事務局代行サービスとは、キャンペーンやイベント、セミナーなどの事務局で行う業務を代行するサービスのことです。
受付から問い合わせへの対応、メール配信など短期間に煩雑な業務が集中することも多く、特に規模が大きいキャンペーンやセミナーでは社内の人員だけではリソースが足りないこともあるでしょう。
通常の業務だけでも忙しく他の業務まで手が回らない時は、事務局の業務をアウトソーシングすることで担当者の負担を軽減することができます。
事務局代行サービスの種類
事務局には以下のような種類があります。
キャンペーン事務局
企業がプレゼントキャンペーンなどの施策を行う時に設置するのがキャンペーン事務局です。
キャンペーン事務局では、以下のような業務を行います。
- キャンペーン内容の企画・発案
- 目的設定・ターゲット選定
- 応募受付
- 問い合わせ対応
- プレゼントや景品の準備・発送
キャンペーンの種類によっては応募者が殺到し、事務作業が増えることもあります。余裕を持った人員の確保が必要ですが、人手不足により難しいことも多いでしょう。
キャンペーン事務局業務をアウトソーシングすれば、多数の応募に対しても迅速な対応が可能です。
▼キャンペーン事務局代行についてはこちらで詳しく紹介しています。
イベント、セミナー事務局
イベントやセミナーの事務局には以下のような業務があります。
- 申し込み受付(入金確認など)
- 問い合わせ対応
- 会場や機材の手配など事前準備
- 当日の受付、進行管理
- 終了後の清算
- レポートなどの事後処理
この他、イベントやセミナーを行う開催場所のリサーチ、当日までのスケジュール管理をしてもらえる場合もあります。
終了後に参加者の感想や意見を集めることも重要な業務ですが、代行サービスではアンケートの集計作業やレポート作成などの業務にも対応しています。
学会事務局
学会事務局では、学会員の情報登録・変更や入退会処理から会計管理まで幅広い業務を行います。
学会事務局は、研究成果や技術などを共有し、その分野の発展を目指すために活動を行っています。
しかし、事務局まわりの雑務も多く、本来注力したい研究や講演会などにリソースが割けないことも。
そこで、毎月の会費管理・出納管理・会計管理などの手間がかかる業務は専門スキルを持ったプロへアウトソーシングすることで、担当者は、自身にしか行えない学会業務に集中できます。
また、学会事務局代行業者では、総会・理事会・委員会の運営サポートも行っています。
自治体による地域通貨の事務局
地域通貨とは、法定通貨とは違い自治体や商店街などが発行し、特定の地域やコミュニティーでのみ使える独自の通貨のことです。
例：岐阜県飛騨地域の「さるぼぼコイン」、東京都世田谷区の「せたがやPay」など
地域内の経済循環を生み、活性化につながる利点がある一方、導入や管理には相当なコストが必要です。
さらに、システムの構築やメンテナンスなど、専門知識やノウハウも求められることもあります。
専門的なスキルを持つ業者に外部委託すれば、空いたリソースで必要な業務に注力し、地域通貨を成功に導くことができるでしょう。
事務局代行サービスに依頼できる業務
では、実際にどんな業務を依頼できるのか具体的に解説します。
以下に挙げた他にも対応してもらえることがあるので、検討中の代行業者にまずは要望を伝えてみましょう。
プランニング～事務局開設
事務局代行サービスには、イベントやキャンペーンの企画段階から相談できる業者もあります。
初めてで何から始めるべきかわからない、どのようなキャンペーンを行いターゲットはどうするのかなど、方向性が決められないという時にも業者に相談してみるとよいでしょう。
イベントやキャンペーンを成功させるためには、ターゲット選定、KPI設定、プロモーション方法など多くの内容を精査して決定する必要があります。
すでに実績や知識のある業務代行サービスに依頼すれば、スムーズなキャンペーン開催が可能になるのです。
各種マニュアル作成
事務局代行サービスでは、業務のワークフローの作成から作業のマニュアルの作成まで幅広く対応しています。
また、プロの手による進行表や司会の台本作成も可能なため、より質の高いセミナーを開催したい場合は依頼を検討しましょう。
ホームページ作成
キャンペーン特設サイトやイベントのランディングページを作っておくと、集客に大きな効果が見込めます。また、イベントでは参加者専用のマイページがあると便利です。
社内でこれらのサイト作成に対応できる人材がいない場合は代行を検討してみましょう。
受付・問い合わせ対応
実際に申し込みが始まる前に、受付や問い合わせのための人員を確保しなければなりません。代行サービスに依頼すればメールや電話での問い合わせに対応してもらえるので、新たに人員を確保する必要がありません。
また、カスタマーサービスに精通したプロが問い合わせ対応を行うので、自社に良い印象を抱いてもらうという効果も期待できます。
発送作業
事務局代行サービスでは、DMや案内状、賞品の発送代行も行っています。
細かい手作業が多く発生するうえ、特に規模の大きなキャンペーンではこれらの発送作業も膨大な量になります。
細かい作業を事務局代行へ依頼できると、誤送信や誤配送などの人的ミスを防ぐことにもつながります。
抽選作業
イベント参加者やキャンペーン応募者の抽選作業は、Webで自動化することも可能ですがまだまだ人の手が必要な場面もあります。
応募締め切り後の抽選作業では、応募条件が揃っているか、必須事項が入力されているかなどを確認しなくてはなりません。
当選ハガキの発送や、当選通知メールの送信なども数が多く手間のかかる作業なので、これらを代行できるメリットは大きいでしょう。
アンケートの実施
キャンペーンやイベントには、認知拡大や売上増加の他に顧客データの入手という目的もあります。
その手段のひとつがアンケートですが、代行サービスではアンケートの準備から回答の集計、報告も対応可能です。
紙の場合は、アンケート用紙の印刷から封入、発送と回収を行い、回答をデータ入力します。
Webの場合は、アンケートページの作成、質問事項の決定から、システム設定(自動返信メール設定など)を行い、結果をまとめて報告してくれます。
現在Webベースになりつつあるとはいえ、ターゲット層によっては紙ベースのほうが有効な場合もあります。
事務局代行サービスでは紙とWebのどちらも対応可能です。
レポート作成
セミナーやイベントの終了後、報告書を作成するのも事務局代行サービスの業務です。
自社だけでセミナーやイベントを行った場合、アンケートやデータの集計に追われ、結果の振り返りが後手に回ることも少なくありません。
事務局代行サービスに依頼することで、迅速にレポート作成を行ってもらえ、結果を振り返り、次回の実施に活かすことができます。
スピード感を持った対応が可能なのも、事務代行サービスの利点なのです。
事務局代行サービスの費用
事務局代行サービスの費用を自社サイトに明示している企業は少なく、依頼する業務範囲やイベントなどの規模、実施する期間によって変動します。以下は一例です。
【費用例】
- キャンペーン事務局代行を丸ごと依頼 1プロジェクト 月額10万円〜
- 簡単なデータ入力 1項目あたり2円～、1文字0.2円～
- 応募受付 5,000円～
初期費用や月額の基本料金がかかる他、業務によっては従量料金がかかる場合があります。まずは問い合わせをして複数社から見積もりを取ることをおすすめします。
事務局代行サービスを利用するメリット
では、事務局代行サービスにはどんなメリットがあるのでしょうか。
コア業務に集中できる
事務局代行サービスを利用する大きなメリットとして、煩雑で多岐にわたる事務作業の負担が軽減でき、コア業務に集中できる点が挙げられます。
業務量の増加で新たに人を採用するとしても、多大なコストが必要です。代行サービスに依頼すれば、採用や労務のコストが不要になるのです。
ノウハウ
事務局代行サービスには経験と実績があり、専門スキルを持ったスタッフが在籍しています。
すでに業務フローが確立しているため、無駄のない円滑な事務局運営が期待できます。
特に、キャンペーンやイベントを初めて行う場合には事務局代行サービスの活用がおすすめです。
自社にノウハウがない場合でも、提案力のある会社に相談すれば、的確なアドバイスを得られる可能性がありますね
個人情報
例えばキャンペーンの場合、賞品の送付先住所や電話番号、メールアドレスを取り扱います。
事務局代行業者は、個人情報の取り扱いに慣れているためミスが起こりにくく、また、セキュリティ対策も万全に整えている企業が多いので、情報漏洩リスクを抑えることができます。
評価や振り返りができる
事務局代行サービスに依頼をすると、キャンペーンやイベント終了後に結果をレポートにまとめてくれるため、評価や振り返りができるメリットがあります。
データ化した結果が明確に確認できるため、終了後に良い点・悪い点をしっかりと振り返り、改善につなげることができます。
事務局代行サービスを利用するデメリット
デメリットとしては次のような点があります。
社内にノウハウを蓄積できない
自社に知識や経験がない場合には代行業者の経験と実績は非常に頼りになりますが、一方で社内にノウハウが蓄積されないというデメリットがあります。
将来的に内製化を考えている場合には、事務局業務をマニュアル化して共有してもらうことや、委託先に業務を丸投げせず頻繁にコミュニケーションを取ることも必要です。
コストが膨らむことがある
見積もりが甘いと、コストが予想以上に膨れ上がることもあります。
相見積もりを取ってしっかりと業者を精査する他、基本料金と従量料金にはどの業務が含まれるのかなど、料金体系をしっかりと確認することも大切です。
予算が少ない場合には、自社で行う業務と委託する業務をしっかりと線引きし、無駄なく効率的な依頼をすることもコスト削減のポイントです
事務局代行サービスを選ぶポイント
実際に事務局代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントをしっかり押さえて自社に最適な会社を見つけましょう。
実績やノウハウがあるか
事務局代行サービスを選ぶ際の重要なポイントに実績やノウハウがあるかどうかが挙げられます。
事務局代行サービスは多数あり、それぞれ強みとするジャンルが異なります。
例えば、学会のセミナーや講演準備に関する業務を委託したいのに、キャンペーンに強い事務局代行業者に依頼しても、効率的な運用ができないかもしれません。
そのため、自社が依頼したい業務分野に強いかどうかのチェックが必要です。
ホームページで実績件数や業務内容の確認ができる他、具体的な事例を挙げている会社も多いので、参考にするとよいでしょう。
必要な業務に対応してもらえるか
自社が希望する業務に対応してもらえるかどうかも、事務局代行サービスを選ぶ際の大切なポイントです。
多くの場合、業務をまるごと依頼することも、必要な業務だけ部分的に依頼することも可能です。
事務局代行会社によって差があるため、まずは対応してほしい業務を洗い出すことが必要です。
また、依頼したい業務内容を絞り込むことで無駄なコストを削減することができます。
セキュリティ対策は十分か
セキュリティ対策は万全かどうかも、事務局サービスを選ぶ際の重要な要素です。
事務局の業務では、さまざまな個人情報を取り扱うことになります。委託しようとする業者がどのような情報取り扱いルールを設けているか、特に次の点は確認しておきましょう。
- プライバシーマークやISMSマ―クを取得しているか（※）
- 社員のセキュリティ研修を実施しているか
- セキュリティ対策ソフトを用いているか
- 秘密保持契約などを結んでいるか
- 建物の入館チェックを行っているか など
※個人情報の取り扱いや情報セキュリティ管理の仕組みが整っていることを審査機関に認められた企業・組織に与えられるマーク
「外部の業者に委託すると情報漏洩のリスクが高くなるのでは？」と不安になることもあるかもしれません。
しかし、上記のような体制を整え、個人情報の扱いに慣れている代行業者に依頼すれば、自社で慣れない作業を行うよりも情報漏洩のリスクを抑えることができます。
事務局代行サービスはオーダー！へおまかせ
オーダー！ではさまざまな事務業務代行サービスを提供しています。
「キャンペーン事務局」「自治体による地域通貨の事務局」の代行では、企画からサイト作成、問い合わせ代行、発送代行などの実績があります。
【オーダー！で対応可能な事務局代行サービス】
- レポート作成
- 問い合わせ代行(外部・内部)
- 内職代行(封入・ラベル貼り・懸賞品の検品など)
個々の業務を依頼する形式から、業務をまるっとお任せできる定額運用メニューもご用意しています。上記以外の業務についてもご要望を伺いますので、お気軽にご相談ください。
まとめ
今回は事務局代行のサービス内容や、代行会社の選び方について解説しました。
幅広い業務に対応してくれる事務局代行サービス。選ぶ際には、代行業者の実績や、自社の要望に沿った業務をしてもらえるか確認することが大切です。