新学期を迎えるにあたり、教科書を早く確実に生徒の元へ届けることは教育のためにとても重要なことです。

しかし、新学期前の学校は特に忙しい時期。教員が生徒それぞれの選択科目によって教科書をピッキングし、短期間のうちに発送するのは大変な作業ですし、ミスも許されません。

それだけに、お悩みの学校関係者の方も多いのではないでしょうか。

今回は教科書発送の業務内容や代行を依頼するメリット・デメリット、業者を選ぶポイントなどを解説します。教科書発送に課題を抱えている学校関係者の方は、参考にしてください。

教科書発送業務とは

教科書発送業務とは

まずは、教科書発送とはどんなことをする業務なのかを確認しましょう。

教科書発送とは、学校に届いた教科書を学年ごとの科目や生徒それぞれの選択科目に合わせてピッキングし、発送する業務です。

教科書発送業務には以下のような特徴があります。

特定の時期に業務が集中する

教科書は新学期である4月に必要となるものです。そのため、その直前である2〜3月頃に業務が集中するという特徴があります。この時期は新学期に向けての他の業務も複数発生するため、教科書の発送をミスなく遂行することは大変なことです。

教科書の組み合わせは複雑

教科書は単に学年やコースだけではなく、選択科目などによっても必要となるものが違います。また、教科書とセットになる副読本や問題集などもあり、生徒一人ひとりの組み合わせを準備することはかなり複雑な作業です。

これらの課題を解決するためのソリューションの一つが、教科書発送代行サービスへの業務委託です。

教科書発送代行サービスとは

ここからは、教科書発送代行サービスとはどんなものか、どんな業務を依頼できるのかを紹介します。

教科書発送代行サービスとは

教科書発送代行サービスとは、おおよそ教科書発送の以下の流れを代行するものです。

・書店から各学校に教科書が納品される
・学年担任の教員と書店の担当者が数量を確認する
・注文数に相違がなければ、発送代行業者が教科書を引きとる
・代行業者が自社にて生徒一人ひとりに合わせて教科書を梱包
・教科書を発送

教科書発送代行サービスに依頼できること

上記の業務以外にも、教科書発送代行サービスには発送代行に付帯する業務を依頼できることがあります。依頼可能な付帯業務を以下の通り表にしました。

依頼できる業務内容
入庫・検品物流倉庫に入荷し、検品を行う
伝票作成出荷指示を受けて伝票やラベル作成
ピッキング・梱包指定の教科書をピッキングし梱包
発送梱包した荷物を配送業者に渡す
在庫管理システムを使い在庫を管理する
アランくん

教科書の発送を代行依頼すると、ただ単に発送するだけでなくその周辺業務も代行してくれるケースがあります。自校で行うより効率的な作業が期待できますね。

教科書発送代行を依頼するメリット

それでは、教科書発送代行業者に業務を依頼すると、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。

コア業務へ専念できる

新年度前の多忙な時期に、教科書関連の業務を外注すると本来すべき業務にリソースを充てられま

また、納入書店と代行業者が直接やり取りしてくれるようになるため、学年担任の教員の負担を減らすことができます

コスト削減

学校で発送作業をするためには、保管や梱包作業のスペースが必要になります。発送代行業者に依頼すれば、生徒全員分の教科書を置くための広いスペースも作業スペースも不要です

また、発送業務にかかる人的コストも膨大です。代行依頼すれば、教員の時間や労力を節約でき、短期間の業務のために新たに人員を雇う必要もありません

また、実績のある代行業者に委託すれば、自校で教科書の発送を行うよりも運送費や資材費などのコストを抑えられる可能性があります。

高い物流品質

物流には多くの複雑な工程があります。これを豊富なリソースやノウハウを持つプロに依頼することで、スムーズに、そして正確に教科書の配送ができます

学校に在籍している教員は人数が決まっていますし、他の業務も並行して行わなければなりません。さらに、教員にとって教科書発送は頻繁に行う作業ではないため、慣れていない作業をすることでミスが起こる可能性もあります。このように、自校のリソースだけで工程の多い物流業務を正確に行うのは難しいといえます。

その点、教科書発送代行業者に依頼すれば、効率的に作業が進み、生徒の元に早く確実に教科書を届けられます

生徒の負担が減る

本来、教科書は学校で生徒に直接渡すケースが主流でした。しかし、特に入学直後の中学1年生、高校1年生ともなると配布される教科書や副読本・問題集などは合計で30冊を超え、総量は20kg以上になることも珍しくはありません。

これを配送にすることで、生徒の負担を減らすことができます

教科書発送代行を依頼するデメリット

前章では教科書発送を代行業者に委託することのメリットを紹介しました。それでは、反対にデメリットはあるのでしょうか。

柔軟な対応が難しいことも

教科書発送は短期間に生徒一人ひとりに合わせて教科書をピッキングする必要がある複雑な業務ですので、トラブルが発生することも考えられます。

トラブル時に迅速な対応ができるかどうか、また追加の発送や間違って発送してしまった場合の返品などの柔軟な対応ができるかは業者によって異なります

個人情報流出リスク

教科書発送を業者に依頼すると、学校は業者へ生徒の名前や住所などの個人情報をに渡すことがあります。そのため、業者が情報セキュリティ対策において明確なルールを設けているかを必ずチェックしましょう。

具体的にチェックすべき項目はいくつか考えられますが、そのうちの一つとしてプライバシーマークを取得しているかどうかは非常に重要です。

プライバシーマークについては以下の記事で詳しくまとめていますので、参考にしてみてください。

適した業者が見つからない可能性も

特に小規模校の場合、少ない発送件数だと取り扱いできない業者があり、自校のニーズに合った業者を探すのに苦労することがあるかもしれません。

一般的に、倉庫会社は「最低坪数」の下限を設けていることがあります。そのため、物量が少ない場合は保管料が高くなったり、そもそも取り扱ってもらえなかったりする可能性があります。

また、業者に1回のみのスポット発送を依頼する場合、最低件数が決まっているケースもあります。具体的には「500件以上」としていることが多いので、小規模な学校への対応は難しいかもしれません。

アランくん

以上が、教科書発送を外部委託する際のメリット・デメリットです。これらを把握した上で、業者に依頼するか、依頼するとしたらどんな業者を選ぶかを検討しましょう。

教科書発送代行サービス選びのポイント

それでは、教科書発送を業者に代行依頼する場合はどんな点に注意して選べばよいでしょうか。以下にそのポイントを紹介します。

料金

代行依頼を検討したらまずは見積もりを依頼し、基本料金に含まれる内容を確認します。この際重要なことは、学年に応じた一律料金が可能であるかを確認することです。

通常、荷物を発送する際は重さや運送距離によって代金が異なります。そのため、一律料金でない場合は教科書の冊数や学校(物流倉庫)との距離により、負担する料金が変わるということも。

発送にかかる費用は最終的に保護者から回収するため、教科書発送の場合は一律の料金の方が喜ばれますし、トラブルの回避にもつながります。

出荷可能数

教科書発送は短期間で全ての教科書や副読本・問題集などの発送を完了しなければならないため、1日に出荷できる上限数を確認しておきましょう。

サポート内容

教科書発送で起こりうるトラブルは、教科書が届かない、届いたけれど必要なものが届いていないといったものです。これらが発生した場合、返品や届け先変更などに迅速に対応できる仕組みを業者が持っているかは非常に重要です。

多くの業者では、在庫や配送状況を管理するためのデータベースやシステムを持っています。これらがトラブル発生時にその原因や発生箇所を追跡しやすいものになっているか、システム自体が使いやすいものであるかも確認するとよいでしょう。

プライバシーマークを取得しているか

先ほども述べたように、発送業務を外部業者に委託する場合、生徒の個人情報を渡すことがあります。

また安心してデータを預けられる代行業者でないと、逆に手間がかかることも。

実際に、学校側が業者に個人情報を渡すことができないとき、生徒自身に住所・氏名、生徒番号を送り状に記入していただき、先生が回収。その後、送り状に記載してある生徒番号と教科書リストを照らし合わせながら梱包するといった事例があります。

安心して任せることができること、また手間が増えないためにも業者がプライバシーマークを取得しているかどのような個人情報漏えい対策を行っているかは必ずチェックすべきポイントです。

物流現場の様子

もし可能であれば、自分の目で業者が教科書発送業務を行っている現場を確認できるとよいでしょう。その際には以下のポイントをチェックすることをおすすめします。

・商品が丁寧に扱われているか
・保管場所は整理整頓されているか
・スタッフの対応に不審な部分はないか

アランくん

業者を比較する際のポイントがお分かりいただけたでしょうか?思ったより多くの点をチェックすべきと感じたかもしれません。発送という複雑で大変な業務を委託するわけですから、必ず確認すべき点をしっかり押さえておきましょう

教科書発送代行ならオーダー!

オーダー!は企業や組織の成功を実現させるためのビジネスコンシェルジュとして、さまざまな業務を代行しています。そして、私立学校の教科書発送を受注した実績があります。

具体的には以下の業務を行います。

・2月~3月に生徒ごとの選択科目に合わせてピッキング
・教科書・副読本などを梱包し、生徒の自宅宛に発送

この際にこちらの学校からいただいている情報は以下の通りです。

・生徒の氏名
・生徒番号
・教科書・副読本などの種類

また、こちらの私立学校の担当者の方がオーダー!へ相談をされた経緯を紹介します。

こちらの学校は、以前他の業者に教科書の発送を代行依頼していたところ、ピッキングミスがあり大変な経験をされたそうです。そのため、違う業者に依頼したいと考え、オーダー!に相談されました。

オーダー!の「物流サービス」はカスタマイズサービスを取り扱っており、お客様が必要としているサービスをヒアリングしたうえで対応します。

これまでに、サプリメントや化粧品など複数の商品を組み合わせて出荷する、またその組み合わせの種類が多い場合でも、フレキシブルに発送を行ってきた実績が豊富にありますので、教科書の発送にも経験を生かして代行できます。

また、オーダー!は100件以下の発送件数でも対応可能ですので、小規模な学校の方にもご利用いただけます

まとめ

今回は

・教科書発送を代行するとどんなサービスを利用できるのか
・代行依頼することのメリット・デメリット
・業者はどのように選べばよいのか

などを解説しました。

教科書発送に関して課題を抱えている学校関係者の方は、ぜひ参考にしてください。また、オーダー!へ興味をもたれたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。

物流代行全般について詳しく知りたい方は以下の記事も併せて参考にしてみて下さい。