- 効果的なキャンペーンを打ち出したい！
- 応募者との連絡やプレゼント発送に対応できる人材がいない
- そもそもキャンペーンの始め方や準備の方法がわからない
など、キャンペーンに関するノウハウ不足や人材不足でお困りのことはありませんか？
本記事では、キャンペーン事務局に依頼できる業務や代行を依頼するメリット、キャンペーン事務局を選ぶときのポイントについて分かりやすく解説しています。
キャンペーン事務局のサポートを利用すれば、コア業務に集中しながらキャンペーンを開催できます。
本記事を読むことで、キャンペーン開催にあたって抱えている疑問や課題解決のヒントが得られるはずです。ぜひ参考にしてください。
キャンペーン事務局とは
キャンペーン事務局とは、キャンペーンを開催するうえで必要な業務を代行するサービスのことです。
キャンペーン企画や準備だけでなく、応募者からの電話やメールの対応、プレゼントや景品の購入から管理・発送までをサポートします。
キャンペーンの種類
キャンペーンは、主に「オープンキャンペーン」と「クローズドキャンペーン」にわけられます。
| オープンキャンペーン | クローズドキャンペーン | |
| 特徴 | 誰でも参加できる ・商品やサービスの購入が必須ではない ・景品表示法が適用されず、景品（プレゼント）金額に上限がない | 応募条件が決まっている ・商品の購入や来店など特定の条件を満たす必要がある ・景品表示法により、景品（プレゼント）に限度額がある |
| メリット | ・応募条件がないため、ハードルが低く消費者が参加しやすい ・商品やサービスの認知・告知に向いている ・新規顧客の開拓ができる | ・商品・サービスの購入や継続利用を促すのに向いている ・景品にプレミア感が出るため、顧客のロイヤリティを高められる（既存顧客の維持） |
| デメリット | ・クローズドキャンペーンに比べると購買促進効果は低い ・応募数が殺到する傾向があるため、事務作業が増える傾向がある | ・購買証明の方法によって確認の仕方が大きく異なる ・購買証明（応募シール、シリアルナンバーなど）によっては制作費がかかる ・応募条件があるため、消費者にとっては応募のハードルが上がる |
オープンキャンペーンとクローズドキャンペーンでは得られるメリットが異なるため、目的に応じたキャンペーンを導入する必要があります。
また、キャンペーンと一口にいってもWebキャンペーンやSNSキャンペーン、はがきキャンペーンなど、応募受付の方法は多種多様です。
クローズドキャンペーンなら、それに応じた購買証明の方法も決める必要があります。
キャンペーン企画や設定だけでなく、プレゼント選定や購入・発送についても計画を立てなければなりません。
それでは、キャンペーンを開催するにあたり、具体的にどのような準備が必要なのでしょうか。キャンペーン開催に必要な作業を見ていきましょう。
キャンペーン開催に必要な作業
キャンペーンを開催する前に、以下のような施策・準備が必要です。
キャンペーンの企画
キャンペーンの目的や対象となるターゲットなどを決め、消費者のニーズや競合調査をもとに、目的を達成できるキャンペーン企画を立てます。
キャンペーン実施後に得られる効果についても検証したうえで、内容を決定します。
- キャンペーンの目的
- 対象となるターゲットの選定
- 消費者ニーズ、競合調査
- KPI設定 など
キャンペーン用特設Webサイトの立ち上げ
キャンペーンの告知には特設Webサイトの開設が効果的なため、キャンペーン用のサイトを準備します。
- コンテンツ企画
- デザイン設計
- システム構築 など
キャンペーンのプロモーション（広告、イベント、チラシ作成など）
そのほか、ターゲットとなる消費者にあったプロモーション方法を選定します。
- 広告やチラシのデザイン、制作
- イベント企画と告知
- 応募フォームの制作など
プレゼントなどインセンティブの選定や購入、管理
プレゼントや景品は、ターゲット層やキャンペーンの目的に沿ったものを選ばなければなりません。プレゼントを購入したあとの管理方法や発送方法についても決めておきます。
- プレゼント選定、購入
- 管理場所の確保
- 発送業者の選定と確保 など
キャンペーンに関する問い合わせ対応
キャンペーンがスタートすると、消費者からキャンペーンに関する問い合わせが入ります。電話やメールに対応できる人材の確保が必要です。
また、トラブル発生時に備えて、マニュアルや対策を用意しておくことも重要です。
- 専用電話ダイヤルや受付窓口の設置
- 専用メールフォーム、専用DMの設置
- 運用マニュアルの作成 など
キャンペーンの応募受付
応募受付の方法は、主にWeb、SNS、はがきが一般的です。ターゲットとなる消費者にマッチした応募受付方法を選びましょう。
個人情報の取り扱いや漏えいには、十分な注意が必要です。はがきを利用する場合は保管場所の確保も必要になります。個人情報のデータ消去方法やはがきの破棄方法など、キャンペーン終了後の個人情報の取り扱いについても検討しておくといいでしょう。
さらに、応募者のデータを集計してデータ化しておくと、キャンペーンにおける販促効果を可視化でき、その後のマーケティングに活用できます。
- データの集計
- 応募件数のカウント
- 個人情報の管理 など
抽選など
インターネット（Web、SMS）を利用する場合は、抽選を自動化できます。
レシートやバーコードの貼り付けなどの購買証明を必要とする抽選の場合は、確認や集計作業をする人材の確保も必要です。
- 抽選
- 当選者連絡
- 発送先リストの作成 など
プレゼントやインセンティブなどの発送
当選者決定後は、SNSやはがき、特設Webサイトなどを利用して当選者への連絡を行います。キャッシュバックキャンペーンなどの場合は、振込のためのデータ作成も必要です。
そして最後に、検品・梱包したプレゼントを当選者に発送します。
- 当選者への連絡
- プレゼント景品の検品、梱包、発送
- プレゼント景品到着の確認、再配達依頼 など
いずれもキャンペーン開催に必要な業務ですが、すべてを自社で行う必要はありません。自社で対応できない場合は、キャンペーン事務局に代行を依頼するのがおすすめです。
キャンペーン事務局では、キャンペーンに関する業務の一括代行や、一部の業務だけを請け負うスポット代行ができます。
キャンペーン事務局代行のメリット
キャンペーン事務局代行を利用するメリットは、「作業負担の軽減」「プロのノウハウを活用できる」「個人情報の管理の徹底」の3つです。それぞれ詳しく解説します。
担当者の作業負担を軽減できる
キャンペーン開催には多くの作業を要し、自社だけで全ての対応をするのは大変です。
キャンペーン事務局代行サービスを利用すれば、担当者の負担を軽減できます。本業務に支障をきたすことなくキャンペーンを開催でき、自社で新たに人材を確保する必要もありません。
特に、応募者対応や商品発送などのノンコア業務を代行してもらうことで、企画などのコア業務に集中できる環境が整います。
プロのノウハウを活用できる
キャンペーン開催に関するノウハウやスキルがなくても、プロに代行することでスムーズにキャンペーンを開催できます。
特に応募者対応などはカスタマーサービスなどのスキルが求められる業務です。対応が悪いと自社のイメージダウンやクレームなどにつながる可能性もあるため、プロに任せられると安心です。
個人情報の取り扱いも安心
キャンペーンでは大量の個人情報を取り扱うため、個人情報の取扱いに慣れていない場合は管理が大変です。最悪の場合、個人情報の流出などにもつながりかねません。
キャンペーン事務局代行サービスなら個人情報の取り扱いにも慣れているため、しっかりとしたセキュリティ体制のもとでキャンペーンを運営できます。リスクを最小限に抑えることができるでしょう。
キャンペーンの問い合わせやトラブル発生にも、キャンペーン事務局のスタッフがスピーディに対応してくれます。
キャンペーン事務局代行のデメリット
キャンペーン事務局代行を利用した際のデメリットについても確認しておきましょう。
自社にノウハウが溜まらない
キャンペーン事務局代行に業務を委託する場合、委託先のノウハウに頼る運営になってしまうため自社にノウハウをためるのが難しくなってしまいます。
対策としては、代行サービスに丸投げせず、こまめにキャンペーン事務局代行とコミュニケーションを取って情報を共有することです。
連携を取るうちに、自社の担当者も業者がどのように対応しているのかを理解できるようになるはずです。そこで得た知識を自社内でも共有すれば、少しずつノウハウを貯めていくことができるでしょう。
キャンペーン事務局を選ぶ3つのポイント
ここまで、キャンペーン事務局代行を利用するメリット・デメリットについて紹介しました。次は、実際にキャンペーン事務局代行サービスを選ぶポイントを説明します。
実績
まずは、これまでに対応したキャンペーンの実績を確認しましょう。
実績の数だけでなく、自社の業種や開催したいキャンペーンに近い事例があるかどうかもチェックしてみてください。
対応業務範囲
代行サービスによって依頼できる内容にも差があります。自社が委託したい業務をあらかじめ洗い出し、対応できるサービスを選ぶことが重要です。
企画を進行していくうちに、想定していたプランの変更を余儀なくされることもあります。そういった場合に、柔軟に対応してもらえるかどうかも確認しておきましょう。
セキュリティ体制
キャンペーン事務局代行を利用するメリットでも伝えた通り、キャンペーン開催にあたっては個人情報の取り扱いに注意する必要があります。
代行サービスでどのようなセキュリティ体制を取っているのかを、事前に確認できると安心です。
セキュリティ体制の見極めポイントとして、以下の3つをチェックしましょう。
- プライバシーマークやISMSマ―クを取得しているか（※）
- 社員のセキュリティ研修を実施しているか
- 建物の入館チェック
※個人情報の取り扱いや情報セキュリティ管理の仕組みが整っていることを審査機関に認められた企業・組織に与えられるマーク
個人情報が外部に漏えいした場合、会社の信頼を大きく損ないます。社員へのセキュリティ教育もしっかり行なっている業者を選びましょう。
キャンペーン事務局代行なら「オーダー！」にお任せ
ここからは、キャンペーン事務局代行としておすすめの「オーダー！」を紹介します。
オーダー！
ビジネスコンシェルジュの「オーダー！」では、さまざまな事務業務代行サービスを提供しています。
- ・キャンペーン事務局：企画、サイトやクリエイティブ制作、発送など
- 外部からの問い合わせ代行：返信の代行、担当者へのエスカレーション
- 内職代行：ラベル貼り、検品作業など（物流倉庫で一括引き受け）
【料金】
基本プラン：10万円/月（税抜）
契約期間：3ヵ月
実働時間：30時間/月
プランはご依頼内容に合わせてカスタマイズ可能です。お見積りは個別にお問い合わせください。
オーダー！であれば、キャンペーンに必要な業務（キャンペーンの企画、サイトやクリエイティブ制作、カスタマサポート、物流など）に一気通貫で対応できます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
大手飲料メーカー様の支援事例
キャンペーン事務局として1ヵ月間、当選キャンペーンのLP（ランディングページ）制作や、顧客からのメール・チャット対応（問い合わせ窓口）を請け負いました。
オーダー！なら、短期間のキャンペーンでもご要望に沿ったサービス代行が可能です。
大手食品メーカー様の支援事例
キャンペーン事務局として3年ほど継続して対応しており、Webサイトの制作・更新、プレゼントの管理・発送などを請け負っています。
大手企業の場合、メイン事業でしか自社のリソースや倉庫を使えないケースがあります。このご依頼も小規模な企画だったため自社の倉庫が使えず、オーダー！に代行をご依頼いただきました。
またオーダー！では、業務を行う建物やエリアはICカードによる入出管理と警備員による人的管理を24時間行っており、こうしたセキュリティ体制が整っていることも継続して選ばれているポイントです。
キャンペーン事務局のまとめ
キャンペーン開催する場合、キャンペーンの目的やKPI設定、プロモーションの準備以外にも、応募受付や問い合わせ対応、抽選、発送など、多種多様な事務業務を行なう必要があります。
こうしたキャンペーンに関する業務を自社ですべてまかなうのは容易ではありません。キャンペーン事務局代行を利用すれば、担当者の負担を減らし、コア業務に支障をきたすことなくキャンペーンを開催できます。お悩みの際は、ぜひオーダー！の代行サービスをご検討ください。