ECサイト運営において、在庫管理は不可欠。

コストが掛からず、導入が容易という理由でエクセルを使用して在庫管理を行っている企業も少なくないのではないでしょうか?

しかし、エクセルでの在庫管理は人為的なミスが発生したり、表の作成に時間が掛かったり、入出庫のデータ入力が追いつかない場合もあります。

この記事では、エクセルでの在庫管理のコツや、エクセルでの在庫管理に限界を感じた場合に導入できる在庫管理システムについてご紹介します。

なお、在庫管理のやり方全般に関しては、以下の記事をご参考にしてください。

在庫管理はエクセルが便利?メリットは「即導入が可能

エクセルとはMicrosoftの表計算ソフトのこと。数値や関数を入力することで、さまざまなデータを表で管理することができます。

そのエクセルを使った在庫管理はソフトさえあれば社内で作成が可能。簡単な在庫管理表ならさほど難しい関数などを使う必要もないため、大きなコストをかけることなく、すぐに導入することができます。

ほかにも、エクセルの在庫管理にはデータ入力が簡単、シートの使い分けで種類ごとに商品の管理ができるという特徴があります。

紙の在庫管理表と比べてデータ入力も簡単

エクセルでの在庫管理は紙の在庫管理表に比べてデータ入力が簡単です。

紙の在庫管理表の場合、編集や修正が困難。しかし、エクセルはデータなので簡単に入力ミスや入力漏れの修正をすることができます。

また、手書きだと読みにくかったり、文字が消えてしまう可能性もありますが、エクセルならその心配もなく、紙と違い紛失してしまったり破れてしまうなどの心配もありません。

シートの使い分けで商品の種類ごとに管理が可能

また、エクセルの在庫管理表は、ファイル内のシートの使い分けで商品の種類ごとに管理が可能です。

紙の在庫管理表の場合、商品の数や種類が多いと在庫管理だけでなく、在庫管理表の管理まで必要になってしまいます。

その点、エクセルの在庫管理表はエクセル内に複数のシートを用意することで、一箇所で在庫管理をすることが可能です。

在庫管理表の種類【エクセルで作成可能な作例/作り方も】

エクセル在庫管理表の種類は主に「単票タイプ」「在庫移動表」の2種類があります。

単票タイプは「吊り下げ票タイプ」とも呼ばれ、「いつ、なにが、いくつ、入庫/出庫し、在庫数がいくつに変わったか、担当者は誰なのか」が一目で分かるエクセル管理表のこと。商品ごとにひとつの表で管理されるため、複数商品を一覧にすることはできません。

在庫移動表はアイテムを横軸で管理し、それぞれの在庫数や入出庫の日付を一覧で見ることが可能。複数の商品の在庫を俯瞰でチェックしやすくはなりますが、詳細な情報を掲載することはできません。

単票タイプの在庫管理表の作り方

単票タイプは、難しい関数なども使用しないため、簡単に作成が可能です。

【作成方法】

【1】エクセルを起動し、上から順に品番、商品名、日時、入出庫履歴、残高数、担当者、メモ欄など、在庫管理に必要な項目を入力します。

ほかにも自社で必要な項目があれば追加をしましょう。

【2】次に、在庫(残高数)を計算する数式を入力します。

数式:基となる残高(繰越残高)+入庫数-出庫数

数式を入れることで、入庫数や出庫数を入力した際、常に最新の在庫数が自動で計算され把握することができます。

数式を入れた後は、枠線で囲ったり項目を太字にするなど、体裁を整えると見やすくなります。

単票タイプは簡単に作成できるのが利点ではありますが、在庫数や取り引き回数が多い場合には、管理が追いつかなくなる場合があります。

在庫移動表タイプの在庫管理表の作り方

在庫移動表は、1つのシートで複数の商品在庫を管理することができます。

シート作成も単票タイプに比べてやや難易度が上がり、VLOOKUP関数などを用いるためエクセル初心者の方には少し難しく感じるかもしれません。

【作成方法】

【1】まず単票タイプと同じく品番、商品名、残高数、在庫数、入庫履歴、日付などを入力します。

単票タイプと異なり、商品をリスト化できるのが特徴のため、縦軸を品番や商品名などの項目にし、横軸に各商品の詳細を入力すると見やすくなります。

【2】在庫移動表は、全ての商品を一覧にするため、入力する項目が多く全て手作業で行うと膨大な作業量に。そのため、商品名や在庫数などにはVLOOKUP関数を活用し、自動更新されるようにしておくと便利です。

上の表の場合、大元の在庫表出納帳などをあらかじめ作成しておきます。入出庫に動きがあった場合、まず在庫表や出納帳に数値が入力され、そのデータが在庫移動表に反映される仕組みになっています。

在庫表や出納帳の例は以下の通りです。

【在庫表例】

【出納帳例】

在庫管理表には、商品の単価も記載するとより便利になります。これにより、売上全体に占める各商品の売上高を把握することができます。

このエクセルの管理表が難しい、更新が手間と感じる場合には、専門家に相談するか在庫管理システムの導入を検討してみましょう。

マクロを使った在庫管理

エクセルを使用した在庫管理では、マクロを活用することで、在庫の入出荷記録、在庫数の自動計算、アラート機能などを効率的に管理できます。

具体的にはまずは上記で解説したようにエクセルで在庫管理表を作成し、必要な情報(商品名、数量、入出荷日など)を入力します。その後、マクロを使用して、在庫の増減を自動で計算し、一定の在庫数以下になった場合に通知する機能を設定できます。

このようなマクロの基本的な記述方法や、在庫管理に便利な関数(SUM、IF、VLOOKUPなど)の使い方は、オンライン上の解説記事やyoutube動画などで学ぶことができます。

さらに、インターネット上ではエクセルのマクロを活用した在庫管理のテンプレートが無料で提供されており、これらをダウンロードして自社に合わせてカスタマイズすることも可能です。これにより、エクセルの基本操作に慣れている人であれば比較的簡単に在庫管理システムを構築できるでしょう。

エクセルの在庫管理表に記録が面倒?デメリットも多数

エクセル管理在庫表はすぐに導入できる一方、デメリットも少なくありません。

商品数が多い企業は管理が負担に

エクセルの在庫管理表は、商品数が多くなるとその分現場での管理が大変になります。

例えば、複数商品がある場合に利用をする在庫移動表では、横軸に商品名などを入れますが、表の全体像が見えにくかったり、商品を探すのに手間がかかります。

また、エクセル在庫管理表には数の限界もありますが、それ以上に管理も面倒。

結果的に検品ミスや在庫数管理ができなくなり、在庫不足によりお客さんに迷惑がかかってしまったり、過剰在庫により販売ロスを招く可能性があります。

事務作業に慣れていない個人事業主には大きな負担に

個人事業主やEC事業を立ち上げたばかりで、基本的にすべての業務を自社で担う必要がある場合には、在庫管理は大きな負担です。

緻密なうえに、作業量の多い在庫管理に時間をあてすぎてしまうと本来のコア業務に支障をきたしかねません。

複数人の管理により逆に在庫ずれが発生

社内の複数人で在庫管理をする場合、在庫ずれが発生しやすくなります。

例えば、ある社員が休みで他の社員が作業を行う際に、入出庫に関する情報共有の漏れがあると、誤った在庫数を入力してしまい、それ以降の在庫数が全て誤ったまま計算されていくというケースがあります。

また、入出庫前の仮の数値を入れたまま「保存」をしてしまい、元の正しい数値が分からなくなる場合も。

他にも複数人で在庫管理表を扱っている場合は勝手に行列を追加して計算式のフォーマットを崩してしまうことや「上書き保存」でのデータ改変も起こりやすくなります。

さらに複数端末、複数の拠点で管理しようとするとネットワーク上でファイル管理をする必要があります。

改変履歴も100%復元することは難しいため、再現性が乏しいこともエクセル在庫管理におけるデメリットです。

入力ミスによる在庫ズレが致命的なミスに?

更新が手作業なので、比較的扱いが簡単な単票タイプでも、入力を後回しにしたり、些細な入力ミスにより在庫ズレが起こってしまうことがあります。

エクセルと在庫のズレが判明した場合、在庫数を数え直す必要があり、非常に手間に。

このように、ヒューマンエラーが非常に起こりやすいのも、エクセル在庫管理表の特性です。

在庫管理システムでエクセル在庫管理の課題を解消

在庫管理システムは、エクセルの在庫管理表のデメリットを解消してくれます。

ただし、エクセルの在庫管理表よりもコストが掛かってしまうことに注意が必要。エクセルの在庫管理表までは社内で作れていても、在庫管理システムは外部に頼らざるを得なくなります。しかし、その代わりに社員の負担軽減が可能です。

在庫管理システムなら数万件単位の管理も可能

在庫管理システムを導入することで、数万件単位の大量の在庫管理がより簡単になります。

例えば、エクセルでの在庫管理をする場合、自社内で「少しエクセルが得意、細かい作業が得意」程度の人が任されてしまい、商品数や在庫数が多くなり管理が難しくなると、四苦八苦することもあります。

しかし、在庫管理システムを導入することで、エクセルでは管理仕切れなかった数万単位の管理も可能に。

ハンディ端末などで、入出庫のチェックができ、それを在庫管理システムに繋げることで、常に最新の在庫数を把握することができます。

ヒューマンエラーが大きく減らせることで、販売機会ロスや過剰在庫を無くし、売上増加にも繋がります。

エクセルの難しい関数の知識も必要なし

エクセルの在庫管理表の場合、商品の数や種類が多いと、在庫の全体数を掴める在庫移動表タイプを使う必要が出てきます。

しかし、在庫移動表タイプでは、前述した通り難しい関数の知識が必要になり、「少しエクセルが得意」なくらいだと対応が難しくなります。

また、関数が使える社員が休んでしまったり、辞めてしまうと在庫表のメンテナンスなどができなくなってしまうことも。

在庫管理システムを導入することで、エクセルに関する専門的な知識は必要なく、操作に慣れれば作業の手間も感じず、より容易に在庫管理が可能になります。

在庫管理システムについては以下の記事で詳しくまとめていますので、併せて参考にしてください。

【チェックリスト付】在庫管理システム導入のタイミングは?

エクセルで在庫管理している企業が在庫管理システムを導入するタイミングはさまざま。とはいえ、実務に影響が出始めた場合、在庫管理システムの導入を検討するのがいいでしょう。

このチェックリストで3つ当てはまった場合、在庫管理システム導入を検討してみてください。

これ以外にもエクセル在庫管理で不便を感じたり、業務に支障が出ている場合には導入検討をしましょう。

おすすめの在庫管理システムはオーダー!

「オーダー!」は、お客様の事業や組織の成功を実現させるためのビジネスコンシェルジュとして、幅広い要望に応えるサービスです。

ここでは、在庫管理システムの導入を検討している方に向けて、オーダー!の「物流システム導入サービス」の特徴と強みをご紹介します。

【特徴と強み】

オーダー!の在庫管理システムは、物流会社が物流現場に寄り添った視点でシステムを開発・構築している点が最大の特徴です。

物流担当者が仮説や検証を繰り返して作り上げたシステムは、最適な機能設計とUIを装備しているため、現場での使い勝手の良さと柔軟な操作性が備わっています。

ECシステムや既存の各種システムとの連携も可能。自宅の一室を倉庫にしている人から、自前の倉庫で在庫管理をしている企業まで対応できるシステムです。

個人事業主から中小企業・大企業、製造業/アパレル/自治体など、事業規模や業界にかかわらず、幅広い対応が可能となります。

【使用例】
・災害などで発送できないエリアがあった際、必要なエリアのみのデータを出力することも可能です
・倉庫と店頭など、複数箇所で在庫を管理するといった使い方にも対応可能です

また、オーダー!は物流システム導入サービスだけでなく、入庫管理・出庫管理・在庫管理などの業務や、業務プロセスを見直すためのコンサルティングも対応可能です。

物流に関する業務をトータルでサポートできるのが、オーダー!の最大の強みとなっています。

まとめ

今回はエクセル在庫管理と在庫管理システムについて紹介をしました。

現在、在庫管理でお悩みを抱えている経営者様、これからEC事業を立ち上げようとしている方、本記事で紹介したポイントを参考にすることで、自社に適した在庫管理方法を見つけることができます。

例えば、エクセル以外のシステムでも、入力漏れが発生してしまう場合もありますが、ハンディ端末とシステム連携されている在庫管理システムでは、その悩みが解消できます。

オーダー!の「物流システム導入サービス」では、事業規模や業界を問わず幅広い対応が可能です。

物流の現場に寄り添った視点で開発した在庫管理システムを活用し、ぜひ自社の物流事業に役立ててください。

物流代行全般について理解したい方は、以下の記事に詳しくまとめていますので参考にしてみてください。