在庫管理はEC事業にとって重要かつ欠かせない業務。在庫管理システムや有料アプリなどもありますが、コスト削減の観点などからおすすめなのが、Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、表計算やグラフ作成などができる、無料で使えるオンラインツール。リアルタイムで共同編集ができるためにタイムラグも発生せず、小・中規模のEC事業者の在庫管理に向いています

また、簡単に在庫の入出庫や残数を記録・集計・分析でき、パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンでもデータを確認できます。

しかし、スプレッドシートでの在庫管理にはメリットだけでなくデメリットや注意点もあります。この記事では、スプレッドシートで在庫管理をする効果的な活用法と、注意点を紹介します。

なお、在庫管理のやり方全般に関しては、以下の記事をご参考にしてください。

スプレッドシート在庫管理とエクセル在庫管理の違い

スプレッドシートによく似たソフト、Microsoftが提供するExcel(エクセル)があります。 どちらも表計算ソフトの一種で、同じように在庫管理ができます。

スプレッドシートでもエクセルとほぼ同じ関数を利用可能。しかし先述した通り、スプレッドシートはオンラインで管理できて無料のため、無料のスプレッドシートを使って在庫管理を行う事業者が増えています。

なお、エクセル在庫管理については以下の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

スプレッドシートでの在庫管理のメリット

スプレッドシートでの在庫管理のメリットは、無料で利用できること、さらに、機能が豊富で業務効率化が進めやすいことです。

誰でもすぐに使い始めることができる上、自社のニーズに合わせて自由にカスタマイズすることができます。

環境構築が簡単

スプレッドシートは、クラウド型のツールのため、環境構築に必要なソフトウェアのインストールや設定などが必要ありません。

無料で作れるGoogleアカウントがあれば、ブラウザからアクセスしてすぐに使うことができます。

さらに、在庫管理のテンプレートが無料でネット上に配布されていたり、在庫管理表の作り方を解説しているYouTube動画なども多くあり、自社のニーズに合わせてカスタマイズ可能です。

関数やグラフ機能で業務効率化

スプレッドシートではさまざまな便利な関数が利用でき、グラフ機能も使えます。

関数やグラフを使うことで、在庫の計算や分析をしたり、視覚的に表示したりすることができます。例えば、SUMIF関数やVLOOKUP関数を使って、商品名や入出庫別に在庫数を集計したり、ピボットテーブルや棒グラフを使って、在庫の推移や比較を見やすくしたりすることができます。

Google Apps Script(GAS)を使ったマクロで自動化も可能

GoogleスプレッドシートではGoogle Apps Scriptというスクリプトでマクロを使用し、在庫管理の自動化を行うことが可能。

たとえば、在庫が一定数以下になったら警告メッセージを出したり、在庫の数が変わったときに数量を自動的に更新することなどもできます。

つまり、それまで手作業で行っていたことや、目視で確認していたことが自動化されるため、人的ミスを減らすことができるようになります。

なお、スプレッドシートには「マクロ記録」という機能があり、作業内容を自動的にマクロ化することも可能です。

アランくん

「マクロ記録」を使えば、複雑なコードが書けなくてもある程度作業を自動化することができます!

スプレッドシートでの在庫管理のデメリット

無料で取り組みやすいスプレッドシートですが、デメリットもあります。たとえば、入力ミスが起きやすい、履歴管理が難しい、データ量が増えることによって重くなる、など。また、在庫管理には関数が必須になるため、場合によっては社員の教育が必要になる場合もあります。

入力ミスが起こりやすい

在庫管理では、誤った数字や文字を入れてしまうことや、入力すべき数字や文字を入れ忘れてしまうことによるミスが起きがち。スプレッドシートもそのミスが発生しやすくなります。

手動でデータを入力している場合、誤った数字や文字の入力や、そもそも入力を忘れていたりすると、在庫の数字が合わなくなるなど、管理において重大なミスにつながる恐れがあります。

また、関数や計算式、マクロを組み合わせている場合、それらを誤って消したり書き換えたりしてしまう恐れもあります。

こうしたミスを防ぐためには、入力後にデータを二重確認したり、複数人でデータをチェックする必要があります。

履歴管理が難しい

先述した通り、スプレッドシートはオンラインで使えるため、複数の人が同時に編集したり、閲覧したりすることが可能。便利な一方、いつの間にかデータが書き換えられていたことでミスが発生することも。

スプレッドシートでは、「変更履歴」から、誰がいつなにを変更したかをチェックしたり、復元することが可能ですが、頻繁に書き換えられている記録だと、詳細に追えないことも。また、余計な手間や時間がかかることになります。

誤って過去のデータを変更したり消去してしまったりしないよう、スプレッドシートでは権限管理やパスワード設定などのセキュリティ対策も必要になります。

データ量が増えると重くなる

スプレッドシートは、データ量が増えると処理速度が遅くなったり、エラーが発生したりする可能性があります。特に、関数やマクロを多用すると、計算や更新に時間がかかったり、メモリ不足になったりすることも。

そのため、不要なデータは定期的に削除したり、別のファイルに移動したりすることが必要です。

効率化に関数の使いこなしが必要

スプレッドシートは、関数やマクロを使って効率化できます。一方、使い方や仕組みを理解していないと、きちんと動作しなくなったり、エラーが発生してしまうことも。

そのため、関数やマクロを使う場合には、その仕様や動作を入念に確認したり 、テストやデバッグを行ったりすることが必要です。

しかし、自社に関数やマクロに詳しい社員が全くいない場合、教育コストが掛かってしまうことも。無料で利用できるスプレッドシートにも関わらず、使いこなすために費用が掛かるという皮肉な事態が起こってしまいがちです。

アランくん

スプレッドシートの機能を使いこなして工夫するほど、細かく、複雑なチェックが必要。その知識を持っている社員の存在は必須です。

スプレッドシートで在庫管理する効率化のコツ

メリットとデメリットのあるスプレッドシート。ルールを設定し、使用者が最低限の使い方を覚えれば、スプレッドシートでも充分効率よく在庫管理を行うことができます。

スプレッドシートでの在庫管理のコツを詳しくご紹介します。

更新履歴と運用ルールの設定

先述した通り、スプレッドシートは更新履歴から誰がいつ何を変更したかを確認したり 、以前の状態に戻したりすることができます。しかし、すべての変更点を追跡することは非常に困難。スプレッドシートへの「誤りがあっても変更履歴から追えばいい」という認識が逆にミスを生んでしまうこともあります。

そのため、更新履歴だけに頼らず、運用ルールを決めることをおすすめします。

たとえば、ルールは以下の通り。

自社のECサイトや在庫管理状況に合わせ、ルールは柔軟に変更しましょう。

最低限の関数の使い方を覚える

スプレッドシートは多くの関数やマクロが用意されていますが、それらすべてを使いこなす必要はありません。最低限、以下の関数の使い方を覚えておくと、在庫管理に役立ちます。

・SUMIF関数:条件に一致するセルの合計値を求める
・VLOOKUP関数:指定したキーに対応するセルの値を返す
・IF関数:条件によって異なる値を返す
・COUNTIF関数:条件に一致するセルの個数を求める
・AVERAGEIF関数:条件に一致するセルの平均値を求める

初心者向けの関数の使い方はYouTube動画などでも解説されており、費用をかけなくても使い方を覚えることは可能です。

ピボットテーブルを活用する

スプレッドシートは、ピボットテーブルという機能を使って、データを集計・分析・表示することができます。

ピボットテーブルは、データの行や列を自由に入れ替えたり、集計方法やフィルターを設定したりすることで、在庫管理に必要な情報を抽出したり、視覚的に表現したりできます。たとえば、

・商品別や期間別に在庫数や入出庫数を集計したり
・在庫状況や発注状況を色分けしたり
・在庫推移や比較をグラフで表示したり することができます。

ピボットテーブルは、データが増えても自動的に更新されるので、データ更新する手間がかかりません。また、ピボットテーブルから直接データを編集することはできませんが、元データへジャンプすることはできるため、比較的簡単にデータの確認ができます。

在庫管理システムの方が便利?スプレッドシートの比較

スプレッドシートで在庫管理をする場合には、メリットもデメリットもあります。そこで、専用の在庫管理システムと比較してみました。

入出荷登録

入出荷登録は、在庫管理でもっともよく行われる作業です。入出荷登録は難しくない作業ですが、頻度が高いので、取り扱い商品数が増えれば工数が増えてきます。

アランくん

入出荷登録が間違うと、在庫管理そのものが機能しなくなってしまうため、正確さが求められる大切な作業です。

スプレッドシート:手動入力

先述のように、スプレッドシートでは、シートに直接入力するか、フォームなどから入力する必要があります。バーコードやQRコードなどを使った登録ができないため、入力ミスが発生する可能性が高く、入力内容のチェックが必要になります。

取り扱い品目が多いほど入力ミスが増えやすくなるのが、スプレッドシートでの手動入力の大きなデメリットです。

在庫管理システム:バーコード読み取り

在庫管理システムは、バーコードやQRコードなどを使って、入出荷の登録を簡単に行うことができます。手動で入力する必要がないので、入力ミスや漏れを防ぐことができます。

また、ほとんどの在庫管理システムではリアルタイムに在庫数が反映され、表示される仕組みとなっており、常に最新の情報を確認できます。

在庫確認・共有

在庫確認や共有も、在庫管理ではしばしば行う作業のひとつ。

在庫確認は、倉庫で物品管理を行う担当者と、経理担当者や経営者といった異なる役割のメンバーで行うことが想定されるため、いつ時点の情報かが、正確に共有されていなければなりません。

スプレッドシート:ファイル共有やメール送信が必要

スプレッドシートは基本的にウェブで共有します。しかし、共有するメンバーをGmailアドレスで指定したり、URLをメールなどで知らせる必要があります。

また、ファイルそのものをメールで共有できる手軽さはスプレッドシートの魅力ですが、コピーやダウンロードを行った結果、いろいろな時点でのファイルが作られてしまい、どれが最新の情報かわからなくなってしまうというデメリットも。

スプレッドシートを駆使して複数の倉庫や店舗の在庫を一元管理することもできますが、ファイルのコピーやダウンロードを行ってしまうと、バージョン管理が一気に複雑になってしまいます。

在庫管理システム:Web上でリアルタイムに確認可能

在庫管理システムも常にウェブ上で在庫情報を確認・共有することができます。スプレッドシートと違って、ファイルごとに共有するといった手間が掛からず、どのファイルが最新なのかといったバージョン管理の心配はいりません。

また、在庫管理システムなら、複数の倉庫や店舗の在庫を簡単に一元管理することも簡単にできます。

在庫調整

在庫数を適切に管理することは、EC運営を成功に導く大きなポイントの一つです。販売状況に合わせて在庫数を管理することで、売り逃しや在庫過多を防げます。

スプレッドシート:手動計算や修正が必要

スプレッドシートにはたくさんの関数があり、自動処理などを行うマクロも柔軟に設定できます。マクロで自動でメール送信することもできるため、在庫調整もある程度はできますが、どういう条件の時にどういう情報を出力するかなどの条件設定は、すべて自分で考えなければなりません。

「発注点を計算する」「現在の在庫数と安全在庫数を比較する」など、動作の途中でも手動での計算やデータ更新が必要となってくるため、プログラミングの技術が必要になってきます。

在庫管理システム:自動計算や通知機能がある

在庫管理システムは、自動計算や通知機能などを備えたものがほとんど。つまり、専門知識がなくても、在庫調整を効率的に行えます。

たとえば、発注点や安全在庫数などを設定しておくと、発注するタイミングや数量を自動的に提案したり 、発注書や納品書などの書類作成も簡単に行えます。

人間が在庫管理に関する一連の動作を、意識せず、流れるように行えるようにサポートできるのが在庫管理システムです。

操作性・サポート

パソコンやシステムが苦手な人も使いやすいのがスプレッドシートの特徴のひとつ。しかし、「在庫管理」というさまざまな作業を組み合わせた機能を実現するときの操作性やサポートでは、使いやすいとはいえなくなる場合もあります。

スプレッドシート:自分でカスタマイズしなければならない場合もある

スプレッドシートは無料で取り組みやすいのが魅力ですが、在庫管理に使用する場合、自分である程度カスタマイズしなければなりません。

たとえばスプレッドシートでは、在庫数の入力用インターフェースをフォームで作ることができます。しかし、それをスプレッドシートに反映させ、そのスプレッドシートを自分で見やすくするようにするためには、別途カスタマイズが必要。

無料ツールやマクロを組み合わせる場合も、自社の運用と少し異なる部分が出てきただけで、大きなカスタマイズや修正が必要になり、動作確認も含めると大きな労力がかかるおそれあります。

在庫管理システム:専用のインターフェースやサポート体制がある

在庫管理システムには、専用のインターフェースがあります。在庫管理に特化したさまざまなケースをあらかじめ想定して作られているので、自分でメニューを選んで設定していくことが多く、カスタマイズが必要になってくることはほとんどありません。

また、ほとんどの在庫管理システムにはサポートデスクがあり、操作方法やトラブルにも対応してくれます。

スプレッドシートを活用した在庫管理へのよくある質問

Q
スプレッドシートを使った在庫管理をアプリ化して使用することはできますか?
A

Googleが提供するノーコード開発環境「AppSheet」を使用し、スプレッドシートと連携することで在庫管理アプリを作成することができます。

Q
アパレル関連の在庫管理にもスプレッドシートは向いていますでしょうか?
A

無料で作成でき、且つあらたにシステムを導入する必要がないのですぐに導入できる点においておすすめできます。ただし、商品の品目が多くなるとともに、入力ミスも増えやすくなるデメリットもありますので、SKU数が増加し、人的ミスが多発したり、リソース不足により在庫入力が後回しになったときはシステム導入を検討しましょう

アパレルの在庫管理については以下の記事も参考にしてください。

Q
スプレッドシートで棚卸しはできますか?
A

できます。その際は在庫管理表に、商品の単価や原価も記載するようにしましょう。

これにより、売上全体に占める各商品の売上高や原価が把握できるようになります。

まとめ:在庫管理の効率化は在庫管理システムがおすすめ

無料で始められ、パソコンやタブレット、スマートフォンでも気軽に使えるスプレッドシート。表計算ソフトに慣れ親しんでいる人も増えているため、在庫管理ツールの第一歩として取り組みやすいのが特徴です。

関数やピボットテーブル、マクロを使ってデータを見やすくしたり、作業の自動化をすることもできます。スプレッドシートなら、入力フォームを作り、倉庫での登録作業とデータ集計を分けることも難しくありません。

一方、多くの在庫管理システムで当たり前に備えている、QRコードやバーコードでの入出荷の登録ができないのがスプレッドシートの使いにくいところ。かなりのカスタマイズが必要になります。とはいえ、手動入力では、取り扱い品目が多くなるほど入力ミスが増えやすいのも、担当者の頭を悩ませるところです。

また、スプレッドシートの在庫管理では手動のデータ更新が必要になる場面が多く、ウェブ上でデータを共有しているのにリアルタイムのデータを確認しづらいのも現場の混乱が起こりやすくなってしまいます。

そのため、出荷件数が月間200件を超える規模のECサイトであれば在庫管理システムを使って効率化を図ることをおすすめします。

オーダー!でも自社倉庫で利用するために、現場が機能設計したアプリを現在開発・検証中。クラウドサービスで近々提供予定です。どうぞご期待ください。

物流代行全般について理解したい方は、以下の記事に詳しくまとめていますので参考にしてみてください。

なお、最新の倉庫のアプリを以下の記事でも解説しています。ぜひ参考にしてください。