発送代行で業務効率化・コスト削減！業者選びのポイントや注意点を解説

小売業・EC事業につきものの業務が商品の発送業務です。これは、ただ商品を送ればよいだけではなく、検品や梱包を行い、ミスなくスピーディに発送しなければなりません。

そのため以下のような課題を感じている事業者の方も多いのではないでしょうか。

注文数が多くなってきて、商品の発送を自社で対応できない
複雑かつ多様な顧客の配送ニーズに応えられない

また、多くのEC・通販事業者が懸念しているのが物流の「2024年問題」です。

コスト増、リードタイムが長くなるなどの影響が懸念される今、対応策の一つとして発送代行を検討してみてはいかがでしょうか。

今回は発送代行とは何か、依頼するメリットや業者選びのポイントなどを解説します。この記事を読むと、商品の発送業務を専門業者へ依頼する際の基準やプロセスが明確化されます。

発送代行とは
1. 発送代行に依頼できる業務
発送代行のニーズが増えている背景
発送代行を利用するメリット
発送代行業者選びのポイントと注意点
発送代行はオーダー！におまかせ
まとめ

発送代行とは

発送代行とは、その名の通り小売やECサイトの事業を行う企業や個人事業主が顧客に対して行う商品の発送を専門の業者に委託し、代わりに行ってもらうことを指します。

これにより、事業者は自社のリソースを本来の業務や戦略的な活動に集中させることができます。また、発送代行業者は物流の専門知識と最新のシステムを持っているため、配送の効率化やコスト削減、顧客満足度の向上にもつながります。特に、近年のEC市場の拡大に伴い、発送代行の重要性はますます高まっています。

発送代行に依頼できる業務

発送代行業者に依頼できる業務は、ただ商品を発送することだけではありません。発送に付帯する周辺業務も依頼できることが多いです。

依頼できる業務の例を以下に挙げます。

入庫・在庫管理
検品 – 検品（品質チェック）
ピッキング – ピッキング（商品選別）
梱包 – 梱包（ギフト包装や特別包装も含む）
出荷・配送 – 出荷・配送返品・交換対応
ラベル貼付・シール貼付
商品の組み立て・セットアップ

依頼できる業務内容は、業者によって異なります。また、これら全ての業務を依頼できるとは限りません。発送代行を依頼する際には必ず取扱業務を確認しましょう。特に特殊な商品（冷蔵・冷凍品、危険物など）を扱う場合は、その対応が可能かどうか事前に確認が必要です。発送代行を依頼する際には必ず取扱業務と対応可能な商品カテゴリを確認しましょう。

発送代行のニーズが増えている背景

近年、発送代行に対するニーズは高まっています。ここでは、どのような背景があるのかを考察します。

特に、EC市場の急速な拡大や消費者の購買行動の変化、そして物流業界が直面する「2024年問題」などが大きな要因となっています。また、新型コロナウイルス感染症の影響によりオンラインショッピングが一層普及し、発送業務の需要が飛躍的に増加しています。

発送代行のニーズが増えている背景

発送業務の負担

顧客にとっては便利に買い物ができ、事業者にとっては売上の確保や販路拡大などのメリットが得られることから、EC事業に参入する事業者は年々増えています。

しかし、ECサイトからの受注が増えれば増えるほど、発送業務の負担は増えてしまいます。

注文処理、在庫管理、梱包、配送手配など、多岐にわたる業務が発生し、人手や時間が大幅に必要となります。特にEC事業に新規参入する企業や小規模の事業者の場合、発送業務に対する負担が大きく、本来すべき業務（商品開発やマーケティング）に集中できないというケースが散見されます。また、発送ミスや遅延が発生すると顧客満足度の低下につながり、ブランドイメージにも影響を及ぼします。

迅速かつ正確な配送へのニーズ

EC市場が急速に拡大したことにより、消費者はオンライン上で数多くの商品を比べ、購入できるようになりました。それにより、消費者はスピーディーで正確な配送を求めるようになっています。

例えば、「翌日配送」や「当日配送」が標準となりつつあり、これに対応できないと顧客が離れてしまう可能性もあります。また、配送状況をリアルタイムで確認できるサービスや、細かな配送日時指定など、付加価値の高いサービスへの期待も高まっています。

また、事業者の視点から考えると、EC事業の特徴の一つに実店舗より返品率が高い傾向があることが挙げられます。そのため、返品や交換にスムーズに対応することも必要です。迅速な返品処理は顧客満足度を高め、リピーター獲得にもつながります。

配送オプションの多様化

EC事業者が急増したことにより、商品の配送だけでなく顧客が必要とする配送オプションに対応できるかが差別化のポイントとなり、顧客にとっての購入の決め手となっています。

配送オプションの例として、以下のものが考えられます。

多様な配送先に配達（勤務先、コンビニ、宅配ロッカー、宅配ボックスなど）
同梱物の選択（チラシ、クーポン、サンプル品）
ギフト対応（ラッピング、メッセージカード）
お急ぎ便（当日・翌日配送）
まとめて便（複数商品の一括配送）
配送日時指定や時間帯指定
置き配指定

もし顧客が配送オプションに満足できない場合、カートからの離脱（カゴ落ち）の原因となり得ます。

実際、配送条件が購入を決定する重要な要素となっているため、これらのニーズに応えることは売上向上につながります。

アランくん

発送代行事業が急成長している背景には、さまざまな理由があることが分かりますね。

発送代行を利用するメリット

これまでに内製化していた業務を外部委託すると、余計に費用がかかると思われるかもしれません。しかし、自社にノウハウやリソースが不足している業務を外部委託すると、作業が効率化されることにより、結果として物流コストが削減されるケースも多く見られます。

また、専門業者のノウハウを活用することで、サービス品質の向上や顧客満足度の向上にもつながります。

それでは、発送代行を依頼することで具体的にどんなメリットが得られるのかを紹介します。

発送代行を利用するメリット

作業効率が上がる

発送業務を代行している業者は発送のプロなので、作業の正確さや速さは自社で行う業務に比べてはるかに高い水準であることが多いです。最新のシステムや設備を活用し、効率的な作業フローを確立しています。そのため、専門業者に依頼することは物流の質の向上につながります。

また、慣れない業務を外部へ委託することで、社内の発送業務の負担を減らし、本来すべき業務（商品開発、マーケティング、顧客対応など）へ集中できる環境をつくれます。結果として、事業全体の生産性が向上します。

他にも、発送以外の付帯する業務をあわせてアウトソースすることで業務効率化や経営効率化を図る3PL（サード・パーティ・ロジスティクス）や、物流コンサルティングを依頼してプロの視点で流通や物流の課題の解決を目指す企業も増えています。

3PLや物流コンサルティングについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

物流コストを削減できる

小売業やEC事業は一年を通して安定して売上がある場合と、繁忙期と閑散期がある場合があります。また、多くの事業者はセールやイベントを実施したり、季節商品を販売したりしており、これらの時期は多くの注文が入るためにリソースが圧迫されがちです。

繁忙期には人手のみならず、商品の保管・作業スペースも必要です。しかし、これらを調整するためには膨大な手間や費用が発生します。

そこで、発送代行を利用すればこれらを調整することが可能となり、人件費や保管費の削減にもつながります。特に、発送代行業者はスケールメリットを活かして、梱包資材や配送費用を割安で提供できる場合があり、これが物流コストの削減に直結します。

また、業務を委託する際には依頼する側が業務の洗い出しを行い、対象となる業務に対してどれだけのコストが発生しているかを把握する必要があります。つまり、業務を外部に委託することは経営の可視化にも大いに関係することなのです。

特に、競合他社や流通業界の動向を踏まえると、今後はいっそう物流コストを削減し、効率化を図るための努力が求められるようになることが予測されます。例えば、最新の物流システムを導入することで在庫管理を最適化したり、AIやロボットを活用した自動化によってさらなる効率化を図る動きも見られます。

この記事を読んだからといって必ず発送業務を代行依頼しなければならないわけではありませんが、業務の洗い出しやコストの把握は行うことをおすすめします。

物流コストに関する詳細は以下の記事も参考にしてください。

受注の増加や事業拡大に対応できる

小売業やEC事業では、急に受注が増えることがあります。特に近年は、ライブコマースの利用やSNSでの拡散によって、短期間で大量の注文が入るケースも増えています。

発送代行に業務を依頼すると急な受注の増加にも対応できるだけでなく、梱包の品質も一定に保てます。その結果、注文の増加という企業が成長するチャンスを逃すことがありません。

さらに近年は、商圏拡大を狙って海外展開（越境EC）を行うケースも多く見られます。海外は商習慣や郵便事情が異なるため、自社で発送に対応することは簡単ではありません。

そのため、越境ECを考えている場合は、国際物流に強い発送代行業者を選ぶことで、関税手続きや現地配送の複雑さを専門家に任せることができます。これにより、海外市場へのスムーズな進出が可能となります。

また、一部の発送代行業者は多言語対応のカスタマーサポートを提供しており、海外顧客からの問い合わせやクレームにも迅速に対応できます。

越境ECについて興味のある方は、こちらの記事も参考にしてください。

アランくん

発送業務を代行依頼することには、さまざまなメリットがありますね！

発送代行業者選びのポイントと注意点

それでは、発送業務を代行業者に依頼する際には、どのような点に注意して業者を選べば良いのでしょうか。

自社のニーズやビジネスモデルに合った業者を選ぶことで、最大の効果を得ることができます。以下に、業者選びの重要なポイントと注意点を解説します。

発送代行業者選びのポイント

料金体系、費用

依頼したい業務を洗い出した上でそれらにかかるコストを算出します。その上で複数の業者から見積もりを取り、料金体系を確認します。そして、自社で行った場合と業者が行った場合とのトータルのコストを比較します。

ここでいう「トータルのコスト」とは、具体的には配送・輸送費、保管費、人件費、梱包資材費、システム利用料などを含んだコストのことです。また、初期費用や月額固定費、最低利用料があるかどうかも重要なチェックポイントです。

ここで注意したいのは、ただ料金が安いだけの業者を選ぶと、後から追加費用がかかることがあることです。例えば、繁忙期の追加料金や、特別な梱包が必要な商品の追加費用などです。

そのため、オプションとなる業務があるか、あるとすればどんな業務が対象となっているかのチェックを忘れないようにしましょう。

さらに、契約期間の縛りや解約時のペナルティがある場合もあるので、契約内容をしっかり確認することが大切です。

出荷可能数

セール期間中やキャンペーン時には、短期間に注文が集中することもあります。そのため、業者が対応できる一日の最大出荷可能数を確認しましょう。上限数は業者によって異なるため、注意が必要です。特に大型セール（ブラックフライデー、サイバーマンデーなど）を予定している場合は、事前に業者と調整しておくと安心です。

また、個人で発送代行を依頼する場合は企業に比べて発送件数は少ないことが多いでしょう。その場合、最低利用件数を設定している業者もあるため、取り扱ってもらえる業者が限られる可能性があります。小規模事業者や個人向けのプランを提供している業者を探すことが重要です。

詳しくは以下の記事を参考にしてください。

システムの連携のしやすさ

業者が採用しているシステムと自社サイトやECプラットフォームを連携できると、情報のやり取りがスムーズに行えます。例えば、注文情報や在庫情報がリアルタイムで同期されることで、在庫切れや発送ミスを防ぐことができます。

API連携ができれば効率的に業務を進められます。また、主要なECプラットフォーム（Shopify、楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピングなど）との連携実績がある業者であれば、導入もスムーズです。

さらに、システムの操作性やサポート体制も確認しておくと良いでしょう。直感的なインターフェースや充実したマニュアルがあると、業務効率がさらに向上します。

ECプラットフォームのShopifyとBASEとの連携に関してはこれらの記事も参考にしてください。

【BASEの発送代行】発送業務を外注して時間やスペースを節約！連携できるサービスもご紹介

業者の強みが自社と合っているか

発送代行業者は数多くありますが、業者によって特徴や強みが異なります。

例えば、ファッション商品に特化した業者や、食品や医薬品などの温度・湿度管理が必要な商品を扱う業者、また大型商品や特殊形状の商品を得意とする業者などがあります。

特に、化粧品やサプリメント・食品など温度や湿度管理を徹底しないといけない商品を発送したい場合は、冷蔵・冷凍設備や衛生管理が整った業者に依頼しなければなりません。また、ギフト包装やカスタマイズ梱包が必要な場合は、その対応が可能かどうかも重要です。

そのため、業者がどんな分野や発送方法を強みとしているかを確認することは重要です。自社の商品特性や顧客ニーズにマッチした業者を選ぶことで、サービス品質を高め、顧客満足度の向上につなげることができます。

商品別のサービス選びのポイントを知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

サポート体制とコミュニケーション手段

特にイレギュラーな業務が発生した場合の出荷指示の締め時間や、トラブル時にどのような対応ができるかなども確認すべきポイントです。例えば、急な注文変更やキャンセル、商品の欠品時に迅速に対応してもらえるかどうかは、顧客満足度に直結します。

このような場合に素早くスムーズに対応できると、顧客からの信頼度が向上します。

また、コミュニケーション手段も電話だけでなく、メールやチャット、専用の管理システム内でのメッセージ機能など、多様な手段が利用できるかを確認しましょう。

さらに、定期的な報告書の提供やミーティングの実施など、業務改善に向けたサポートがある業者を選ぶと、長期的なパートナーシップを築くことができます。

倉庫のロケーション

業者が持つ倉庫の立地も重要なポイントです。なぜなら、倉庫の立地によって発送日時や配送コストが変わることがあるからです。主要な配送エリアに近い倉庫を利用することで、配送時間の短縮やコスト削減が期待できます。

例えば、倉庫の近くにインターチェンジや空港、港湾があれば、そこまでの輸送距離が短く、効率よい発送ができます。また、複数の倉庫拠点を持つ業者であれば、地域ごとに最適な倉庫から発送することが可能です。これを確認することは、2024年問題への対応の一環としても重要なことです。

数年前から、物流業界では「2024年問題」への対応が課題となっています。

これは、働き方改革関連法によって、2024年4月1日からトラックドライバーのトラックドライバーの時間外労働時間の上限が制限されることにより発生する諸問題のことを指します。

物流業界は現在、2024年問題以外にも「トラックドライバー不足」という大きな課題に直面しています。この背景には労働人口減少、物流業界が抱える構造的問題（収入が安定しない、長時間労働、健康リスクなど）などが複合的に絡み合っています。

ドライバー不足を放置すれば、2030年には輸送能力の19.5％（5.4億トン）が不足するという試算結果もあります。今この課題に対応しなければ、小売・EC業界・物流業界だけでなく、顧客にとっても大きな損失を生み出してしまうのです。

長距離輸送ができなくなると、当日出荷・翌日着といった迅速な配送ができなくなる、顧客への配送だけではなく仕入れの遅れが出るなどの影響が出るでしょう。

特に、地方から首都圏への発送が多い、首都圏に配送拠点がなく長距離輸送を行っている事業者の場合、今までよりもリードタイムが長くかかる可能性があります。そのため、倉庫のロケーションを見直し、主要な顧客エリアに近い場所に倉庫を設置することが重要です。

2024年問題について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

販売チャンスを逃さず、顧客満足度を下げないようにするためには、首都圏に倉庫を移転する、または複数の倉庫を持つ業者と提携するという方法もあります。費用も時間もかかるので簡単ではありませんが、事業全体でのコストや顧客満足度を考えつつ、早めに検討するとよいでしょう。

倉庫のロケーションについて詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

発送代行はオーダー！におまかせ

オーダー！はさまざまな業種・業界のお客さまの課題を解決する「ビジネス・コンシェルジュ」として事業を展開しています。提供している事業の一つに物流サービスがあります。

主に以下のメニューの中からお客さまにはの必要なサービスを選択してご利用いただけます。納期・お見積りについては、個別にお問合せください。

・ECサイトの商品在庫管理・発送
・個人事業主向け在庫管理・発送
・個人事業主向け在庫管理・発送サービス
・カスタマイズサービス：化粧箱の組み立て複数種類のパターンでアイテム梱包など
・電子チケット・金券配送
・ふるさと納税請負サービス：返礼品の管理、発送の代行など
・海外向け発送：国際郵便（EMS）を利用し、海外への商品を発送代行します
・検品代行
・物流システム導入
・封入、ラベル貼り、検針作業など

※これ以外の業務にもご相談に応じますので、お気軽にご相談ください。

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