化粧品は、品質を保つために適切な環境下での在庫管理が求められます。また、機会損失を防ぐために常に適正在庫を保っておくことも重要です。しかし、

  • 扱う種類が多すぎて管理できない
  • 現状の在庫管理に限界を感じている
  • 在庫システムを導入したいがタイミングがわからない

といった悩みを抱えている担当者や経営者の方もいるでしょう。

そこで今回は化粧品の在庫管理について、管理の重要性や実際の在庫管理方法について解説。化粧品の在庫管理をするうえで注意すべき点と、導入すべき具体的な施策も紹介します。

この記事を読めば、今抱えているお悩みの解決策が見つかるはずです。ぜひ参考にしてください。

なお、化粧品物流の課題全般に関しては、以下の記事をご参考にしてください。

化粧品・在庫管理の重要性

化粧品の在庫管理は、商品の品質に影響を与えるだけでなく、顧客満足度やコストなどにも影響します。ここでは、化粧品の在庫管理が重要な理由について詳しく解説します。

品質維持

品質維持

化粧品は直接肌に付ける商品であるため、品質維持のため適切な環境で保管しなければなりません。一般的には直射日光を避け、最適な温度下での保管が必要です。

化粧品ごとの使用期限や保存状態を把握し、商品の品質を落とさないようにするうえでも、在庫管理は重要です。使用期限切れによる廃棄コストが出るのを防ぐことにもつながります。

売上機会の損失を防ぐ

売上機会の損失を防ぐ

化粧品は、季節やトレンドによって商品が入れ替わるため、在庫状況を正確に把握し、需要にあった商品をスムーズに供給できる状態にしておくことが肝心です。在庫が不足すると売上の機会損失が生じる可能性があります。

しかし、過剰在庫はコストを圧迫するため、正確に需要を予測することも化粧品の在庫管理では大切です。

顧客満足度の向上

顧客満足度の向上

在庫不足は、売上の機会損失だけでなく顧客離れを引き起こすリスクもあります。売り切れが頻繁に起こる状態では、他のブランドや商品に顧客が流れてしまう可能性もあるため、顧客離れを防ぐうえでも在庫管理は重要です。

一方で、顧客が求める商品を常に提供できれば、リピート購入につながります。高い品質の商品を提供できれば、ブランドの信頼度を高めることも可能です。このように、適切な在庫管理によって顧客満足度を高めれば、業績の向上にもつながるでしょう。

化粧品特有の在庫管理

ここでは、化粧品特有の在庫管理や課題を解説します。

商品の種類が多く、管理が複雑

商品の種類が多く、管理が複雑

化粧品の在庫管理では、資材、製品など多くのものを扱います。また、化粧品の種類が増えれば増えるほど、管理すべきものが多くなるため管理が複雑になります。化粧品自体の種類も多く、難しい外装の識別も課題のひとつです。

限られた担当者のみが在庫状況を把握している場合もあるため、効率的な管理体制の構築が大切です。

在庫の把握が困難

化粧品は商品自体のサイズが小さかったり、サンプル品など大量出荷を伴うものもあります。作業が煩雑になりやすいため、出荷ミスにつながりやすい点も特徴です特に大量商品を抱えている場合、アナログな在庫管理は困難です。

このような場合は誤発注や誤発送といった人的ミスを防ぐために、リアルタイムで在庫状況を確認できる在庫管理システムの導入を検討してみましょう。

期限管理が必要

期限管理が必要

化粧品には使用期限が定められており、品質保持のために厳格な管理が必要です。化粧品の在庫管理では製品の入庫日(仕入れ日)、使用期限、メーカー管理のロット番号などを記載したうえでの管理が求められます。

使用期限が切れると廃棄コストが高くなったり、誤出荷によりブランドや会社の信用度を落としたりする可能性があるため、正確な製造日管理が必要です。

化粧品・在庫管理の実践方法

ここからは、化粧品・在庫管理の実践方法について解説します。

化粧品在庫の見える化

まず、化粧品の在庫を把握しましょう。在庫管理の見える化により、ピッキング作業がスムーズになったり、商品を探し回る時間がなくなり業務効率化が叶います。

在庫を把握する方法は、以下のとおりです。

  1. 棚や在庫ごとに表示タグを付ける
    表示札やタグなどのカードに品名・商品番号・情報更新日などを記載すると、商品を見つけやすくなります。
  2. 在庫ごとに管理場所を決める
    商品やカテゴリーごとにまとめて保管することで、ピックアップ時に商品を探す手間が省け、見落としも防げます。
  3. 仕入れ時期ごとに、保管エリアを変更する
    商品の仕入れ時期ごとに保管エリアを変更すると、早く仕入れたものから出庫でき、商品劣化を防げます。
アラン

在庫を見える化しておくことで在庫把握が容易になりますよ

先入れ先出し

「先入れ先出し」とは、入庫日が古い順に出荷する管理方法です。

古いものから順に出すことで、保管期間をできるだけ短くし、商品が劣化したり期限切れを起こしたりするのを防ぎます。

たとえば4月1日、4月10日、4月20日にそれぞれ入庫した化粧品がある場合、注文が入ると4月1日の入庫分から先にピッキングを行い、出荷するという仕組みです。4月1日入荷分がなくなると、次は4月10日の入庫分が引き当てられます。

使用期限を考慮しなければならない化粧品の在庫管理では、廃棄コストを出さないためにも「先入れ先出し」が基本です。

在庫管理システム

在庫管理システム

煩雑な作業が多くなる化粧品の在庫管理では、リアルタイムで在庫状況を把握できる「在庫管理システム」の導入が推奨されています。在庫管理システムを導入すると、人の手によるアナログな作業を減らすことで出荷ミスを減らし、トレーサビリティによる徹底した品質管理も可能です。 

在庫データの登録から確認、共有までをスマートフォンやタブレットでできる在庫管理アプリもあります。

在庫管理アプリについては以下の記事で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

ロット管理

ロット管理とは、同じ条件のもと製造された商品を“ひとつのまとまり”として管理する方法です。製造や入荷ごとにロット番号を割り当てることで、その商品の追跡や在庫管理を行います。これにより、品質管理や使用期限の確認、返品時の対応を効率的にできるようになります。

ロット番号によって「誰が」「いつ」「どこで」その商品をどう保管し、出荷したかを把握可能です。ロット管理はトレーサビリティ対応に欠かせない機能といえます。

バーコード、QRコード

バーコード、QRコード

化粧品は小さなアイテムが多く、パッケージや色などが似た商品も多いため、目視での管理は困難を極めます。また、商品数も多いため手書きや手入力では作業効率が悪く、ミスにもつながります。

一方、前述の在庫管理システムを導入すれば、各商品にバーコードやQRコードを貼り付けて、それを読み取るだけでよいため業務効率化が可能です。

バーコードや自社システムでのスキャンを用意する必要がありますが、誤出荷のリスクを減らせます無駄な作業を減らせるため、収益性も上がるでしょう。

物流業務をアウトソーシング

物流業務をアウトソーシング

「現状の在庫管理に問題を感じている」「人手不足で適切な在庫管理ができない」「自社の倉庫スペースが足りない」という場合は、物流会社に在庫管理まで含めた物流全般を委託するのも一つの手です。

化粧品を扱っている物流会社であれば、すでに化粧品・在庫管理のノウハウが蓄積されています。専用システムを使ってリアルタイムでの在庫や顧客情報を管理できるため、自社で行うよりスムーズです。

さらに、物流をアウトソース(外部委託)すれば物流コストが明確になります。複雑な管理にも対応でき、正確な在庫管理ができるようになるため、自社では販売に専念することが可能です。

アラン

全てを自社で完結させるのではなく、任せられる業務を代行に依頼すればよりコアな業務に注力できるようになります。

また、自社で在庫管理を行う場合、適切な知識を持った人材を確保するのが難しいという懸念点があります。そうした中、自社の社員やパートに業務を任せてしまうと、ミスにつながり商品やブランドの会社の信用を落としかねません。

その点、代行に依頼すればミスが発生した場合の責任の所在を明確にできるというメリットもあります。ミスの原因追及や再発防止・改善もしやすくなるのです。

化粧品物流の代行については以下の記事を参考にしてください。

代行の目安は100アイテム

「どのタイミングで在庫管理の代行を検討すればいいか分からない」という場合は、目安として「取り扱い商品が100アイテム」になったタイミングがおすすめです。

100アイテムという目安は在庫管理の代行を行っているオーダー!が実際にご依頼いただいた、さまざまなお客様からヒアリングし、割り出した数値です。

100アイテムに満たないECショップの場合、サイトには力を入れていても在庫管理に対する課題意識はまだ低く、ほとんどのショップがエクセルによるアナログな在庫管理をしているのが実情です。対して、在庫管理の課題意識が高いショップは、自社にあった在庫管理を導入しています。

商品が増えたにも関わらず、エクセル管理を続けていると入力ミスによって「注文が入っても在庫がない」という状況になりかねません。実際、在庫にズレが生じた結果、毎週末棚卸を実施し人件費にコストをかけてしまっている事業者も多くいます。

アラン

無駄なコストをかけないためにも、商品が増えてきた「100アイテム」を目安に在庫管理の代行を検討しましょう!

自社内で中小規模の在庫管理を行っている場合、従業員が商品をサンプルとして持ち帰り、在庫が合わなくなるというトラブルが発生するケースもあります。このようなケースが多発している場合も、アウトソースすれば管理が明確になるためおすすめです。

化粧品・在庫管理の注意点

ここからは、化粧品の在庫管理を行ううえでの注意点を紹介します。

需要予測、トレンド調査が必要

需要予測、トレンド調査が必要

「化粧品・在庫管理の重要性」の章で述べたように、化粧品は季節やトレンドによって商品が入れ替わります。たとえば、インフルエンサーなどが紹介した商品が急激に売れたり、トレンドカラーなどによって消費者の需要が一気に変わったりすることもあります。

そのため、迅速に販売データや市場トレンドを分析し、需要に合わせた在庫に適切に調整することが大切です。需要の変動に常に備えておくことで、余剰在庫を抱えるリスクや機会損失を減らせます。

アラン

また、自社商品の過去データを用いて需要予測を立てることも大切です。

安全在庫の確保

安全在庫とは、天候やトレンド、季節といった不確定な要素に対して欠品を出さないようにするため最低限確保しておく在庫のことです。突然の需要増や供給遅延に備えておけば、在庫切れを起こすことなく、顧客満足度を向上させることができます。

ただし化粧品には使用期限があるため、安全在庫を抱えすぎると過剰在庫となり廃棄リスクが高まるため注意しましょう。

化粧品の在庫管理はオーダー!におまかせ

ビジネスコンシェルジュとして、お客様の業務やビジネスをサポートしているオーダー!では、培ってきた物流ノウハウを活用し、倉庫業務だけでなく在庫管理代行を行っています。

さらに、在庫管理システムの導入に向けた「物流システム導入サービス」も行っており、ECシステムや既存の各種システムと連携させることも可能です。

オーダー!では、以下のようなサービスを提供しています。

  • 検品代行…全数検査やサンプル検査など、クライアントの要望に合わせて対応
  • 物流システム導入…独自開発システムを導入可能
  • 内職代行…封入やラベル貼りなどを物流倉庫で一括作業
  • 個人事業主向け 在庫管理・発送…個人宅では負担がかかる発送作業を代行
  • ECサイトの商品 在庫管理・発送…商品の入庫管理、出荷管理、在庫管理の物流に関する全業務をサポート
  • 物流業務プロセス見直しコンサルティング…物流倉庫を保有されているクライアント向け。現地調査による問題の洗い出し、課題のとりまとめを実施

オーダー!の倉庫は、羽田空港から約25分、横浜港から約15分、神奈川県横浜市金沢区のシーサイドエリアに佇む約4000坪の物流倉庫を拠点としているため国内外への輸送にも最適なロケーションです。

国内外の工場で生産した商品をオーダー!の倉庫へ直送し、そこで商品管理と加工業務を一括して行うことで、国内での余分な物流コストをを削減し効率的な生産工程を構築することができます。

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EC物流の課題を全力解決

オーダー!の化粧品物流事例

クライアント:コスメ・化粧品・美容の総合情報サイトを運営する企業様

依頼内容:専門のアドバイザーがお客様のためにセレクトした化粧品・美容関連商品を、数万人いる会員様の一人ひとりに、毎月遅延なく正確に定期配送ボックスを届けたい

支援内容:お客様ごとにセット内容が異なるため、多い月には数百種類もの組み合わせになりますが、高い専門知識を持つ経験豊富なメンバーにより、煩雑な梱包や大量の発送にミスなく対応しています。

その他、コンビニやポップアップストアなどに展示する什器と化粧品をセットで梱包し、そのまま展示できる形での設置対応を行ったこともあります。

詳しくは事例詳細記事をご覧ください。

化粧品・在庫管理のまとめ

化粧品の在庫管理では、使用期限、適切な環境での管理が求められます。さらに、市場分析を行いトレンドに合わせた適切な数の在庫管理も必要です。

在庫管理システムを導入し、自動化するとミスを減らし業務効率化が図れるだけでなく、データ分析や需要予測などもできるようになります。

化粧品の在庫管理でお悩みのことがあれば、オーダー!が在庫管理から物流までサポートしますので、お気軽にご相談下さい。

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物流代行全般について理解したい方は、以下の記事に詳しくまとめていますので参考にしてみてください。